Dans un monde de plus en plus digitalisé, la numérisation des documents papier constitue un défi de plus en plus important. En particulier quand il est question d’effectuer la capture de documents confidentiels de manière rapide et flexible. C’est pourquoi Arvato a mis au point une solution mobile de numérisation sur site : le Scan-Truck. Arvato se déplace chez ses clients avec le Scan-Truck et numérise sur place des documents papier qui sont généralement de nature confidentielle.
Le Scan-Truck est équipé de 11 stations de travail, du logiciel de classification des documents et de saisie de données IRISXtract™ et d’un scanner haute performance pouvant effectuer la numérisation sur site de 100 000 feuilles par jour.
Pour les clients, cela signifie que leurs documents ne doivent plus quitter l’entreprise et sont accessibles à tout moment pendant le processus de numérisation. Un autre avantage de la numérisation sur site est que les entreprises économisent de l’argent et protègent l’environnement.
Tout commence avec l’arrivée du Scan-Truck dans vos bureaux. Les employés d’Arvato vous demandent de les diriger vers les dossiers à traiter et acheminent ensuite ces documents papier dans des conteneurs spéciaux jusqu’au Scan-Truck, qui est uniquement accessible aux personnes autorisées. Le processus de numérisation sur site peut alors commencer.
Les documents papier sont préparés pour la numérisation en enlevant les agrafes et en lissant les plis éventuels. Ils sont ensuite numérisés par le scanner haute performance et transférés vers un poste de travail équipé de la salle de courrier numérique d’IRISXtract™. IRISXtract™ effectue la classification des documents en différentes catégories : factures, contrats,… Une fois la capture d’index terminée, les documents sont exportés dans le format de votre choix: PDF/A, TIFF, …
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la numérisation des documents papier constitue un défi de plus en plus important. En particulier quand il est question de traiter des documents confidentiels de manière rapide et flexible. Nous avons donc créé une solution mobile. L’idée de base est simple : nous venons avec un Scan-Truck sur le site de nos clients et nous numérisons sur place leurs documents papier. Cela signifie que les documents ne doivent plus quitter les locaux de la société et que le client a accès à ses fichiers à tout moment.
Klaus-Peter Horstmann, Responsable des ventes ECM, Arvato Bertelsmann
