Transformation digitale dans l´habitat social

IRIS Partenaire: IRIS France

 

 

La GED a optimisé et automatisé les processus de Valophis

Le groupe Valophis a plus de 40 ans d´existence et au fil du temps sa croissance a été importante. Le groupe s’est implanté sur différents sites toujours dans le Val-de-Marne mais avec des services qui étaient finalement assez décentralisés. Pour améliorer les processus et gagner en efficacité, il a été indispensable à un moment donné de devoir regrouper tout le monde et il a été décidé de construire un siège social unique, qui serait bien entendu dans le Val-de-Marne et qui regrouperait toutes les fonctions back-office. Le groupe s´est assez vite rendu compte que les stocks documentaires étaient considérables et qu´il fallait gagner des mètres carrés pour les utiliser à un meilleur usage dans le future siège. Donc la démat s´est assez rapidement imposée comme une finalité indispensable.

Par la suite l’entreprise s´est rendu compte que la GED pouvait apporter des opportunités considérables, également en matière de refonte des processus et de normalisation de la gestion documentaire. Le groupe a intégré la GED dans ses outils métiers de façon à ce que les collaborateurs puissent basculer de l’un à l’autre de façon tout a fait fluide. La GED a été conçue pour faciliter le travail des utilisateurs. Notamment, en leur facilitant la recherche de documents où ils peuvent se focaliser sur le document qu´ils recherchent et non pas sur l´endroit où il se trouve. Par ailleurs la GED favorise la collaboration entre tous les salariés et ça va parfaitement dans le sens de l’objectif que l´on s’étaient fixé sur le nouveau siège.

 

La collaboration avec la sociéte IRIS a été extrèmement profitable. Dès du début IRIS s´est approprié nos objectifs et nos contraintes. Nous avons travaillé en bonne intelligence et en parfaite confiance.

Olivier Maizeret, Directeur du Numérique et des Systèmes d’Informations Groupe Valophis 

Valophis est un client important. C´est un référent pour nous dans le monde de l´habitat social. Nous avons mis en place une solution basée sur toute la suite logicielle d`IRIS de la capture jusqu’à la gestion électronique de documents le tout pour 35 flux métiers soit l´équivalent de 35 GED. Il était important pour Valophis d´avoir à la fois un éditeur et un intégrateur de ses solutions mais qui avait aussi la capacité de réaliser ce qu´on appelle en mode d´externalisation une prestation de reprise de fond documentaire importante.

Frank Simon, Managing Director, IRIS France

Solution avec :

  • 35 flux documentaires implémentés
  • 800.000 documents versés en GED
  • Dont 50% accesibles que dans l´outil

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