Transformation digitale dans l´habitat social

IRIS Partenaire: IRIS France

 

 

La GED a optimisé et automatisé les processus de Valophis

Le groupe Valophis a plus de 40 ans d´existence et au fil du temps sa croissance a été importante. Le groupe s’est implanté sur différents sites toujours dans le Val-de-Marne mais avec des services qui étaient finalement assez décentralisés. Pour améliorer les processus et gagner en efficacité, il a été indispensable à un moment donné de devoir regrouper tout le monde et il a été décidé de construire un siège social unique, qui serait bien entendu dans le Val-de-Marne et qui regrouperait toutes les fonctions back-office. Le groupe s´est assez vite rendu compte que les stocks documentaires étaient considérables et qu´il fallait gagner des mètres carrés pour les utiliser à un meilleur usage dans le future siège. Donc la démat s´est assez rapidement imposée comme une finalité indispensable.

Par la suite l’entreprise s´est rendu compte que la GED pouvait apporter des opportunités considérables, également en matière de refonte des processus et de normalisation de la gestion documentaire. Le groupe a intégré la GED dans ses outils métiers de façon à ce que les collaborateurs puissent basculer de l’un à l’autre de façon tout a fait fluide. La GED a été conçue pour faciliter le travail des utilisateurs. Notamment, en leur facilitant la recherche de documents où ils peuvent se focaliser sur le document qu´ils recherchent et non pas sur l´endroit où il se trouve. Par ailleurs la GED favorise la collaboration entre tous les salariés et ça va parfaitement dans le sens de l’objectif que l´on s’étaient fixé sur le nouveau siège.

 

La collaboration avec la sociéte IRIS a été extrèmement profitable. Dès du début IRIS s´est approprié nos objectifs et nos contraintes. Nous avons travaillé en bonne intelligence et en parfaite confiance.

Olivier Maizeret, Directeur général IRIS France

Valophis est un client important. C´est un référent pour nous dans le monde de l´habitat social. Nous avons mis en place une solution basée sur toute la suite logicielle d`IRIS de la capture jusqu’à la gestion électronique de documents le tout pour 35 flux métiers soit l´équivalent de 35 GED. Il était important pour Valophis d´avoir à la fois un éditeur et un intégrateur de ses solutions mais qui avait aussi la capacité de réaliser ce qu´on appelle en mode d´externalisation une prestation de reprise de fond documentaire importante.

Frank Simon, Managing Director, IRIS France

Solution avec :

  • 35 flux documentaires implémentés
  • 800.000 documents versés en GED
  • Dont 50% accesibles que dans l´outil

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