Traitement de la paie avec un moteur OCR

Partenaire IRIS : Canon Germany

Automatisation des processus d'affaires chez Orizon, un prestataire de services de gestion du personnel

Environ 7 500 intérimaires travaillent pour le prestataire de services de gestion du personnel Orizon, dans plus de 80 succursales et dans différents secteurs d’activité. Ces sites ont été soulagés des tâches fastidieuses de gestion et de traitement de la paie : Orizon a mis en place une solution centralisée pour l’automatisation des processus d’affaires, dotée du moteur OCR IRISXtract™ et du moteur de flux de travail Océ COSMOS de Canon. Aujourd’hui, les succursales bénéficient d’un gain de temps considérable et peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches essentielles.

Centralisation de la gestion de la paie pour gagner du temps

Orizon est l’un des dix plus grands fournisseurs de services de gestion du personnel en Allemagne. Le marché est en constante évolution et le taux de rotation est élevé. Chaque année, environ 100 000 candidatures parviennent à l’entreprise, qui est toujours à la recherche de nouveaux employés. Orizon est présent dans toutes les industries concernées.

Les 80 succursales régionales effectuent le traitement de la paie des employés et facturent les prestations aux clients locaux eux-mêmes. Outre la gestion de la paie, de nombreux autres documents ont dû être traités et ajoutés aux dossiers du personnel, par exemple, les congés maladie et les périodes de vacances. « Cet effort administratif était considérable. Nous avons donc voulu alléger la charge de travail de nos agences, pour leur laisser plus de temps pour leurs tâches principales », déclare Helmut Luichtl, Chef de division du service central chez Orizon à Augsburg. L’objectif était de numériser le traitement de tous les documents relatifs à la gestion de la paie et du personnel, depuis les 80 succursales pour pouvoir transmettre les données au siège social d’Augsbourg et permettre à l’équipe du service central de traiter les informations. Une solution d’automatisation des processus d’affaires a été développée avec des formulaires adaptés et des flux de travail dédiés. Enfin, ce projet a nécessité un moteur OCR hautement performant pour la reconnaissance optique des caractères et un moteur de flux de travail adaptable de manière flexible. L’objectif à long terme : outre le traitement de la paie et la facturation, mettre en place un système complet de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Moteur OCR hautes performances et moteur de flux de travail flexible

« Depuis de nombreuses années, nous avons de bonnes expériences avec les systèmes multifonctionnels de Canon. Nous travaillons dans le cadre d’un véritable partenariat avec un support client disponible à tout moment. » précise Helmut Luichtl. La nouvelle structure de traitement de la paie a été mise au point par les deux parties. Aujourd’hui, tous les documents relatifs aux salaires et à la gestion de la paie sont triés dans les succursales, numérisés dans les systèmes locaux imageRUNNER de Canon et envoyés au siège d’Orizon à Augsburg. Le puissant moteur OCR d’IRISXtract™ classe les documents et les transmet au système ERP interne.

Pour les entrées manuscrites, telles que les feuilles de temps, Canon a développé des modèles de formulaire automatisés compatibles avec les spécifications d’Orizon. Grâce à Océ COSMOS, les employés de l’équipe du service central reçoivent en permanence des informations sur les commandes entrantes et leur statut. En phase de traitement de la paie, les documents provenant du système ERP d’Orizon sont fusionnés avec les documents numérisés. Les codes-barres sur les documents assurent une surveillance fiable.

Grâce à la courbe d’apprentissage du moteur OCR d’IRISXtract™, le degré d’automatisation des processus d’affaires est aujourd’hui très élevé. En cas de doute sur l’exactitude des données, les employés sont en mesure de les corriger à tout moment. « La plupart des documents sont automatiquement stockés dans le fichier personnel numérique, sans que nous ayons à intervenir manuellement. C’est la preuve que Canon a mis en place des standards de saisie élevés », précise Helmut Luichtl.

La croissance est l’un des objectifs déclarés d’Orizon. Le marché des services de gestion du personnel et de l’intérim est en pleine expansion et, dans le même temps, très compétitif, car un personnel de qualité est rare. « En soulageant nos succursales des tâches routinières non productives, nous donnons plus de liberté à notre cœur de métier : le marketing, la vente et le recrutement », explique Helmut Luichtl. La solution Canon nous aide à nous développer et à grandir.

En plus de nous apporter des effets économiques directs : dans chacune des 80 succursales, plusieurs employés étaient chargés de procéder au traitement de la paie et de facturer les coûts sur les plus grands sites. Aujourd’hui, cette tâche est assumée par l’équipe centrale du siège qui peut compter sur l’automatisation des processus d’affaires de la solution de Canon. « Cela se traduit par une forte réduction des coûts de gestion de la paie, tant dans les succursales que dans l’ensemble de l’entreprise, et nous disposons aujourd’hui d’une vue d’ensemble des processus optimisés », déclare Helmut Luichlt.

Il ajoute : « La solution proposée par Océ COSMOS nous offre de nouvelles opportunités de développement avec Canon dans le futur. Avec l’automatisation des processus d’affaires fastidieux, nous gagnons clairement en valeur ajoutée. » Un rapport détaillé est également prévu, pour fournir des informations sur les temps de traitement. Sur la base de la solution Canon, Orizon prévoit de rendre plus simple et plus rapide encore la prise de décision en matière de gestion.

Avec Océ COSMOS et le moteur OCR IRISXtract™, nous réalisons des économies pour l’ensemble de la société et évitons à nos succursales les tâches de routine improductives liées au traitement de la paie. Cela laisse plus de temps pour notre activité principale, en particulier pour le recrutement fastidieux du personnel. Cela renforce notre objectif d’expansion. Dans ce processus d’automatisation des processus d’affaires, Canon a été un partenaire déterminant et il le restera pour la suite de notre développement.
Helmut Luichtl, Chef de division du service central, Orizon

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • Logo Océ COSMOS

Faits marquants

  • Centralisation du traitement de la paie de 80 succursales
  • Haut degré d’automatisation des processus d’affaires
  • Surveillance fiable

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