Traitement optimisé des factures

Partenaire IRIS : GWS

Traitement centralisé de factures provenant de plusieurs sites

Le Bayer 04 Leverkusen est un célèbre club de football allemand fondé en 1904. Il s’agit de l’une des meilleures équipes de la première division allemande, la Bundesliga. La société qui gère le club emploie 180 personnes dans différents départements : comptabilité, marketing et communication, billetterie, gestion des abonnements et des contrats, entreposage et stock, informatique et technologie. La société reçoit plus de 1 300 factures par mois, soit plus de 14 000 par an.

Bien que le Bayer 04 Leverkusen gère de nombreux sites, il ne disposait pas d’une solution de traitement optimisé des factures via un système centralisé. En faisant appel à GWS, le club a pu mettre en place une solution de numérisation et d’extraction de données. À présent, le système s.dok de GWS fournit une solution de traitement des factures et des comptes fournisseurs accessible de manière centralisée. Avec ce traitement optimisé des factures, il est aussi possible d’attribuer une autorisation, ce qui n’était pas le cas avec les processus de facturation sur papier.

D'une solution de traitement des factures à une solution d'extraction de données plus large

Le Bayer 04 Leverkusen a commencé par une implémentation classique de la solution de traitement des factures, pour la perfectionner ensuite au fil des mois. Le club a rapidement étendu les possibilités du système à des flux de numérisation et d’extraction de données plus complexes et plus spécifiques à ses activités : contrats de joueur, demandes de parrainage et d’adhésion, abonnements. À l’avenir, le Bayer 04 Leverkusen prévoit d’aller encore plus loin et d’archiver de manière centralisée l’ensemble de ses contrats techniques.

Ce projet de traitement optimisé des factures consiste à installer une solution de salle du courrier numérique capable de traiter tous les documents entrants de manière automatisée. Une solution de numérisation et d’extraction de données OCR basée sur IRISXtract™ pour ouvrir les lettres, dégrafer les factures, leur apposer un code-barre ou numéro de série, les numériser et les transférer vers le scanner. s.scan. Après le processus de numérisation, les données sont extraites et vérifiées pour être transférées vers la solution GWS Sport. Les données sont alors saisies et archivées dans le système de gestion de documents. Enfin, les données sont acheminées vers le logiciel de veille stratégique pour une analyse plus approfondie.

Pour GWS, l’un des principaux atouts d’IRIS est que ses produits peuvent facilement être connectés à d’autres logiciels. Un élément crucial qui garantit la cohérence des processus métier sur le long terme.

L’excellent partenariat que nous entretenons avec IRIS constitue un atout majeur. Lorsque nous décidons de nous lier à une entreprise, nous visons une collaboration à long terme. Il est important que les solutions proposées puissent être facilement intégrées aux nôtres pour garantir la cohérence de nos processus métier.

Helmut Benefader, Directeur général, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • s.dok
  • s.scan

Faits marquants

  • 14 000 factures par an
  • Traitement optimisé des factures, des contrats et des abonnements

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