Système de traitement électronique des factures

Partenaire IRIS : WMD

Imagerie et traitement électronique des factures

Avec plus de 8 000 clients par an, Carglass est le plus grand spécialiste en vitrage automobile en Allemagne. La société répare les pièces en verre endommagées dans ses centres de service, qui sont plus de 260 en Allemagne, ou offre aux clients une assistance rapide sur place avec son service de vitrage automobile.

Au début de 2010, WMD a installé un système intégré de gestion de contenu d’entreprise (ECM) chez Carglass. Le cœur de l’installation est un système de traitement électronique des factures basé sur les composants logiciels EASY DOCUMENTS et IRISXtract™. WMD a intégré la gestion des factures à la plateforme ERP Oracle Financials. L’application mobile pour la libération des factures est très appréciée par les employés connectés au flux de travail. WMD a également intégré l’archivage du courrier électronique avec la solution logicielle EASY xBASE. Une solution qui a clairement allégé la charge du serveur Exchange.

Libération des factures avec une application mobile de gestion des factures

Lorsqu’un responsable régional ne se trouve pas au siège de la société et doit établir une facture, il lance simplement son application Web. Grâce à un capteur de mouvement intégré, l’application permet le traitement électronique des factures à tout moment et n’importe où, au bureau, à l’aéroport ou à domicile. « EASY DOCUMENTS Mobile » est le nom de cette application de gestion des factures, optimisée pour les appareils mobiles et utilisée pour la première fois chez Carglass. La possibilité de libérer les factures via des appareils mobiles était l’une des exigences de l’installation de Carglass pour la numérisation et le traitement électronique des factures. Le fournisseur de services automobiles a besoin d’un système comme celui-ci pour accélérer ses processus basés sur papier.

Intégration avec Oracle Financials et Workflow

EASY DOCUMENTS sert de plate-forme logicielle pour les flux de travail et les progiciels de gestion intégrés (DMS) chez Carglass. WMD a été mandaté pour mettre en place la solution d’imagerie et de traitement des factures sur la base de sa grande expérience dans des projets comparables. Le flux de gestion des factures EASY DOCUMENTS « Invoice » a été mis en place par WMD en tant qu’interface d’affichage bidirectionnelle avec la plate-forme ERP Oracle EBS Financials développée par WMD et Carglass dans le cadre d’un projet collaboratif. La solution s’appelle « Facture WMD xFlow pour ERP ». Elle permet de connecter facilement divers flux de travail exécutés en dehors de SAP aux systèmes ERP. De cette façon, Carglass peut également surveiller le traitement électronique des factures envoyées par e-mail. Elles sont automatiquement extraites grâce à la combinaison entre XMailFetcher d’IRIS et IRISXtract™.

Chez Carglass, la grande majorité des factures arrivent par la poste, ce qui représente environ 100 000 factures papier entrantes chaque année. Ces factures doivent être vérifiées par différentes personnes au sein de l’entreprise. La plupart des factures arrivent au siège de la société à Cologne et sont numérisées à cet endroit dans le service des comptes fournisseurs. Le reste des factures parviennent directement à plus de 260 agences Carglass en Allemagne. Jusqu’à présent, la numérisation des factures ne faisait pas l’objet d’un traitement électronique. Une fois paraphées, elles étaient transmises au siège de la société par voie postale pour être numérisées, vérifiées puis seulement introduites dans les flux de travail pour approbation.

100 personnes utilisant le flux de travail de gestion des factures

À l’heure actuelle, environ 100 approbateurs et libérateurs de factures sont connectés au processus de gestion. En fonction du montant, jusqu’à deux autres supérieurs doivent participer à la libération de chaque facture entrante. Selon Sonja Goebel, responsable des comptes clients et des comptes fournisseurs chez Carglass, « nous appliquons une procédure d’approbation très stricte, assortie de limites de libération correspondantes. L’agent qui effectue les contrôles numériques transmet la facture à ses supérieurs pour approbation. En fonction du montant de la facture, ce supérieur initie alors un niveau de mainlevée supplémentaire. » Toutes les personnes responsables de la libération des factures sont connectées électroniquement au processus, ce qui réduit considérablement la durée moyenne de traitement.

Une bonne moitié des libérations provient de départements tels que les achats, le marketing et le personnel de l’administration centrale. Carglass Allemagne est également présent dans 17 filiales, chacune dirigée par un responsable régional. Enfin, trois directeurs de district ainsi que la direction de l’entreprise participent également à la gestion des factures à libérer. Pour toutes ces personnes, WMD a mis en place une application mobile dédiée. Basée sur la reconnaissance des mouvements, cette application EASY DOCUMENTS Mobile est utilisée pour la première fois chez Carglass. Les membres de la direction de l’entreprise et les responsables régionaux ou de district peuvent, indépendamment du réseau, se connecter au système de traitement électronique des factures. Depuis n’importe quel emplacement, ils peuvent ainsi appeler et signer les factures via une interface optimisée pour le mobile.

Archivage de messagerie sur serveur

Le projet de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et de flux de travail a débuté au quatrième trimestre de 2009 chez Carglass. La solution de numérisation et de gestion des factures est opérationnelle depuis mars 2010. Parallèlement à l’imagerie et au traitement électronique des factures, WMD a également mis en place EASY xBASE, un système d’archivage du courrier électronique basé sur un serveur Microsoft Exchange 2010. Tous les courriels pertinents, collectés à partir de 1 300 boîtes aux lettres, sont archivés de manière sécurisée.

« Malgré une préparation minimale, la collaboration avec WMD a très bien fonctionné dans le projet », a déclaré Sonja Goebel. « Nous étions immédiatement informés des nouveaux développements et WMD s’est montré particulièrement réactif et accommodant face aux imprévus. C’est ce que nous attendons d’un partenariat comme celui-là. »

C’est grâce à ce nouveau système que nous réglons les factures beaucoup plus rapidement. Le temps de traitement a été réduit grâce à la numérisation des factures et à l’automatisation des flux de travail. Notre autorité en matière de gestion des documents entrants et sortants a considérablement augmenté.
Ute Wedding, Chef d’équipe des comptes fournisseurs, Carglass

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • EASY DOCUMENTS
  • EASY DOCUMENTS Mobile
  • EASY xBASE
  • Logo Oracle Financials
  • Logo WMD xFlow

Faits marquants

  • 100 000 factures traitées par an
  • 100 utilisateurs du système de traitement électronique des factures
  • Traitement centralisé des factures
  • Approbation des factures avec l’application mobile
  • Archivage des courriers électroniques sur serveur

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