Traitement des documents HR

Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

Traitement électronique des documents HR tout en conservant la "force probante"

Partena Professional, qui compte environ 1 800 employés et 32 succursales, aide les entrepreneurs à se développer. Le groupe propose des outils d’aide à la création d’entreprise, assure un service de sécurité sociale aux travailleurs indépendants et offre des conseils en gestion des ressources humaines via son service de secrétariat social : calcul des salaires, obligations en matière de déclarations aux autorités de sécurité sociale, aux autorités fiscales et aux différents fonds de prévoyance.

L’objectif ultime de Partena est d’être reconnu par les services publics fédéraux compétents en tant que société totalement zéro papier et dotée d’une vraie « force probante » dans le traitement des documents HR. La condition sine qua non, c’est de pouvoir disposer d’une traçabilité complète du traitement du courrier entrant et sortant. Cela signifie, pouvoir suivre le mouvement interne d’un document à tout moment. C’est pourquoi Partena a choisi de mettre en place une solution pour automatiser sa gestion documentaire RH. Tous les documents entrants sont maintenant numérisés, les données clés sont extraites et transférées vers leur outil de gestion de contenu à l’aide du logiciel de numérisation IRISPowerscan™ et de la salle de courrier numérique IRISXtract™.

Les avantages du tout-numérique en gestion documentaire RH

Pour gagner en efficacité, Partena a effectué des analyses internes pour déterminer les postes sur lesquels gagner du temps. Résultat : le groupe a réussi à économiser une demi-heure par personne pour le traitement des documents HR. Cette demi-heure passée en moins sur des tâches répétitives peut désormais être utilisée pour de nouvelles tâches à valeur ajoutée. L’investissement initial a été rentabilisé dans un an et demi.

Et alors qu’en moyenne 7 000 pages étaient imprimées par jour, le traitement des documents HR en format électronique a également conduit à une réduction impressionnante de la consommation d’encre et de papier. Partena est devenu plus responsable sur le plan écologique et a réduit considérablement son impact sur l’environnement.

Nous entretenons une excellente collaboration avec IRIS. Cela nous a permis dès le début de rechercher ensemble les solutions les plus efficaces. Lorsque nous avons choisi IRIS, les utilisateurs étaient impatients de disposer d’un logiciel de numérisation et de gestion documentaire RH. Je me souviens d’un e-mail envoyé par un chef d’équipe qui disait : « C’est l’un des meilleurs outils jamais mis à la disposition des utilisateurs par la société. »
Pierre Leclercq, Directeur de la certification de la facturation, Partena

Solution avec :

Faits marquants

  • Une demi-heure économisée par personne
  • Un investissement rentabilisé en un an et demi
  • Un engagement écologiquement responsable

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