Traitement des commandes d'achat

Partenaire IRIS : Canon Australia

Traitement des commandes d'achat pour une entreprise japonaise du secteur médical

Depuis 1963, Cook Medical, un acteur majeur du secteur médical, fournit à des services de chirurgie du monde entier du matériel de premiers secours indispensable. Avec plus de 16 000 produits répartis en 13 gammes et quelque 135 hôpitaux à équiper de par le monde, il va sans dire que la livraison rapide et sûre des équipements commandés est parfois littéralement une question de vie ou de mort.

Lorsque Cook Medical Japan a décidé de repenser sa stratégie de commercialisation, il est apparu décisif d’améliorer le traitement des commandes d’achat. Le volume des commandes d’achat devait augmenter de manière significative, de 400 à 1 200 bons de commande par jour, ce qui allait aussi considérablement augmenter le besoin de ressources avec plus beaucoup plus d’opérateurs pour faire face à l’afflux des documents. Un nouveau système automatisé pour le traitement des commandes d’achat s’est vite révélé indispensable.

Le projet était compliqué à trois niveaux. Tout d’abord, Cook Medical avait besoin d’une solution de reconnaissance OCR du japonais, c’est-à-dire d’un logiciel doté de capacités de reconnaissance optique capable de traiter le jeu de caractères Kanji de la langue japonaise. Deuxièmement, le logiciel devait également pouvoir utiliser la technologie de forme libre pour gérer la capture des bons de commande de chaque client, quel que soit le format ou la présentation, afin d’éviter de devoir créer un modèle pour chaque commande. Enfin, il était essentiel pour Cook Medical de pouvoir discuter de ses besoins complexes directement avec les développeurs du logiciel à mesure que le projet évoluait.

IRISXtract™ était le seul logiciel OCR capable de faire le travail

Avec un délai serré de seulement 6 mois pour que le nouveau système de traitement des commandes d’achat soit opérationnel, il était impératif de ne pas perdre une seule minute. La plate-forme IRISXtract™ est très vite apparue comme la seule capable de répondre à ces objectifs : la capture des bons de commande, la reconnaissance OCR du japonais, la classification des documents et la transfert aux applications des processus métier propres au secteur médical.

La complexité du projet a nécessité une étroite collaboration entre les développeurs de logiciels Canon et les équipes de Cook Medical Japan pour adapter IRISXtract™ aux contraintes et aux besoins spécifiques de l’entreprise et du secteur médical.

Depuis sa mise en oeuvre en mai 2014, IRISXtract™ reconnaît et traite plus de 80 % des commandes d’achat de Cook Medical Japan, le solde étant immédiatement signalé en rouge comme nécessitant une attention particulière de la part des opérateurs. Un résultat aussi rapide est tout simplement fantastique, surtout si l’on sait à quel point la mission de Cook Medical est vitale dans le secteur de la santé.

Les avantages de l'automatisation de la capture des bons de commande

Cook Medical Japan dispose désormais d’un système de traitement des commandes d’achat de classe mondiale sans recourir à du personnel supplémentaire. Grâce IRISXtract™, la précision dans la capture des bons de commande s’est grandement améliorée, avec des données correctes du premier coup.

Un autre avantage majeur de la solution, c’est le gain de temps. Les opérateurs peuvent se concentrer pleinement sur les commandes reçues, ce qui réduit le taux d’erreur et les retards dans l’envoi des dispositifs requis aux hôpitaux. La collaboration avec les développeurs signifie aussi que le logiciel peut être amélioré en permanence, pour assurer le traitement des commandes d’achat et la capture des bons de commande dans n’importe quel format.

Cook Medical se félicite des résultats. Nous envisageons à l’avenir d’étendre IRISXtract™ à d’autres pays dans la région et nous sommes impatients de le faire en collaboration avec Canon Australia.
Jithendra Nair, Directeur Informatique pour la Région Asie-Pacifique, Cook Medical

Solution avec :

  • Logo IRISXtract

Faits marquants

  • Reconnaissance OCR du japonais et de plusieurs langues
  • Traitement automatique de plus de 1 200 bons de commande complexes par jour
  • Capture et conversion au format requis de plusieurs types de documents, y compris des télécopies manuscrites

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