Capture automatisée et traitement des bons de livraison et des factures entrantes

Partenaire IRIS : Canon Germany

Pour de nombreuses entreprises de logistique, le traitement manuel des bons de livraison représente encore un coût élevé en temps et en gestion administrative. C’est pourquoi Canon a mis en place chez VCK Logistics un flux de travail numérique pour la capture et le traitement automatisés des bons de livraison, basé sur le logiciel OCR IRISXtract™. Ce flux de travail allège le travail sur papier des employés, améliore la qualité des processus et représente une étape importante vers une gestion complètement automatisée.

Accélérer le traitement des bons de livraison

VCK Logistics est spécialisée dans la logistique de transport individuel pour le secteur des communications mobiles. Les livraisons entrantes sont réassemblées et envoyées sur des sites mobiles. Auparavant, tous les bons de livraison des envois entrants étaient classés manuellement dans des dossiers, puis copiés et joints à un nouvel envoi. Avec la croissance constante du flux de marchandises, cette procédure s’est révélée de plus en plus lente et les erreurs ont commencé à se multiplier de manière inacceptable. En cas d’ambiguïté ou d’erreur de tri, la recherche dans les dossiers devenait impossible, car trop chronophage.

« Nous voulions simplifier notre trafic interne dans le traitement des bons de livraison grâce à la numérisation et la capture automatisée. Les processus de sortie des marchandises devaient également être plus rapides et plus faciles à gérer », déclare Jacqueline Dewald, Chargée de projet chez VCK Logistics. L’objectif était de numériser les bons de livraison et de les détruire après le retrait des envois. L’attribution d’un numéro de commande pour chaque document numérisé devait faire l’objet d’un traitement automatisé, intégré dans un système de gestion documentaire, pour une prise en charge plus rapide des envois. »Nous voulions également pouvoir transmettre les données à nos clients jusqu’à la livraison finale », explique Jacqueline Dewald. Compte tenu des quelque 400 envois sortants par mois et du volume total des bons de livraison, d’environ 360 000 feuilles par an, la mise en place d’une solution de traitement automatisé a considérablement amélioré et accéléré les processus.

Utiliser le logiciel OCR pour la capture automatisée des bons de livraison et des factures entrantes

Après une étude de marché approfondie, VCK Logistics a opté pour la solution de capture automatisée de Canon basée sur IRISXtract™, le logiciel OCR de reconnaissance optique de caractères capable d’assurer le transfert des données saisies au système de gestion de documents Therefore.

Dans un premier temps, la capture manuelle des données et le stockage des bons de livraison ont été supprimés. Après avoir été numérisés par un scanner Canon, les documents font l’objet d’un traitement automatisé : les enregistrements sont générés automatiquement avec toutes les informations pertinentes extraites des bons de livraison. En un clic, les dossiers individuels au sein des fichiers de masse sont répartis par des feuilles de séparation numériques. Ces ensembles de documents sont transmis pour analyse à IRISXtract™. Le logiciel OCR compare les données de référence fournies par un autre système de VCK Logistics aux données numérisées. Les documents non reconnus par la capture automatisée sont vérifiés individuellement par les employés. « Via une interface standardisée, les dossiers terminés sont transférés à la GED Therefore où ils sont archivés de façon permanente ou stockés pour un traitement ultérieur », explique Albrecht Hermann, Responsable produit chez Canon Allemagne.

Cette solution de capture automatisée a été étendue pour l’ensemble du traitement des bons de livraison et des PDF entrants. Les bons de livraison de plusieurs pages au format TIF sont numérisés dans le nouveau répertoire d’importation créé par le logiciel OCR IRISXtract™ et peuvent être modifiés à tout moment. Ce processus a connu un tel succès que, aujourd’hui, presque tous les bons de livraison arrivent sous forme numérique et que l’analyse sur site n’a lieu que dans des cas particuliers.

« L’amélioration des processus nous a convaincus et nous sommes allés encore plus loin dans la numérisation de la réception et le traitement automatisé des factures« , précise la gestionnaire de projet, Jacqueline Dewald. « C’est pourquoi nous avons voulu réduire drastiquement l’allocation des ressources internes et le traitement manuel . Nous avons donc étendu notre solution avec Canon afin de gérer également les factures entrantes », déclara Jacqueline Dewald. Le volume annuel de factures entrantes est d’environ 12 000 pages par an.

Gagner du temps et réduire les coûts tout en améliorant la qualité

Avec la solution de traitement des bons de livraison Canon, les employés de VCK Logistics gèrent désormais tous les contrôles de facturation pertinents pour la comptabilité et le traitement final de chaque facture. Le traitement automatisé démarre après la sauvegarde de l’enregistrement dans Therefore. Les enregistrements de données contrôlés et validés sont ensuite transmis au service de la comptabilité.

« L’ensemble du traitement des bons de livraison permet de gagner du temps et de l’argent, et la qualité du processus a considérablement augmenté » , souligne Albrecht Hermann. Les données sont ensuite transférées via une interface vers le logiciel de comptabilité Datev. La collecte des bons de livraison restants, auprès de fournisseurs tiers, fait également l’objet d’une capture automatisée à l’aide du scanner haute performance Canon DR. Ainsi, les champs d’index prédéfinis de chaque bon de livraison sont automatiquement complétés. Ce traitement automatisé en fonction de mots-clés et de nombres définis accélère la création des enregistrements de données, quels que soient leurs formats et leurs différents standards.

« Aujourd’hui, il est beaucoup plus facile de capturer les données côté système et nous pouvons accélérer considérablement ce service grâce aux flux de travail numérisés », déclare Jacqueline Dewald. « Ce projet de traitement des bons de livraison avec Canon nous a convaincus des avantages de la numérisation des documents et nous allons étendre la solution à d’autres départements. »

Le flux de production numérique nous libère des tâches fastidieuses de traitement des bons de livraison en format papier et accélère considérablement nos processus.
Jacqueline Dewald, Responsable des projets et des achats, VCK Logistics

Solution avec :

Faits marquants

  • 360 000 feuilles de bon de livraison traitées par an
  • 12 000 pages de facture entrantes traitées par an
  • Accélération et optimisation considérables du traitement des bons de livraison

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