Rapprochement des factures

Capture automatique des factures au sein de la plus grande association d’achats et de marketing d’Europe

Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler (E/D/E) a implémenté les solutions de capture de données d’IRIS permettant la capture automatique et le rapprochement des factures au sein d’un système centralisé.

Avec ses 1 500 membres, E/D/E est la plus grande association d’achats et de marketing d’Europe. Elles comptent parmi ses adhérents des entreprises commerciales allemandes de taille moyenne qui commercialisent des outils, des machines, de l’acier, des composants de construction, des équipements sanitaires et de chauffage, des installations et des technologies industrielles ainsi que des produits de sécurité.

L’organisation fournit un système centralisé de rapprochement des factures, un service essentiel pour ses membres. E/D/E assure aussi la fluidité des échanges et offre des services étendus en marketing centralisé, du conseil en matière de gestion de projet et des relations publiques.

Amélioration de la qualité et réduction des coûts avec des solutions de capture de données

E/D/E a décidé de passer d’un système manuel à un système de capture automatique des factures et a choisi pour cela les solutions de capture de données d’IRIS.

« Avec ce projet de rapprochement des factures, nous visons deux objectifs : une meilleure qualité et des coûts réduits. » déclare Peter Reinhardt, responsable des comptes fournisseurs chez E/D/E. « L’amélioration de la qualité passe essentiellement par la capture automatique des factures pour éviter autant que possible les erreurs de saisie et agir positivement sur les coûts globaux des processus. Bien entendu, nous nous attendons également à une efficacité accrue et un retour sur investissement rapide. »

Traitement des factures en gros volume

Chaque jour, jusqu’à 8 000 factures doivent être saisies et traitées au sein d’E/D/E, soit environ 2 millions de factures par an.

Le traitement des factures est assuré par les solutions de capture d’IRISXtract™, qui transfèrent les données saisies et pré-testées vers le système SAP R/3 d’E/D/E via un puissant mécanisme de rapprochement des factures. Simultanément, les documents de facturation numérisés sont transférés dans une archive optique.

Suite à cette implémentation réussie pour le traitement des factures, les trois sociétés mères – ZEUS (Zentrale für Einkauf und Service) – E/D/E, EK-Großeinkauf et Hagebau – ont également opté pour les solutions de capture de données IRIS.

ZEUS est une filiale commune indépendante de ces trois associations d’achats. Leur mission consiste à renforcer la position des entreprises membres qui sont actives dans les secteurs de la construction, de la rénovation de domicile, du jardinage, du matériel informatique ou encore du débitage de bois. Et ce, grâce à des achats groupés, à des outils de planification professionnels et à la mise au point de concepts marketing efficaces.

Nous avons décidé d’utiliser IRIS, pour la performance et la qualité de ses solutions de capture de données et son expérience en matière de rapprochement des factures.
Thomas Taschner, responsable informatique, E/D/E

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • Logo SAP

Faits marquants

  • La plus grande organisation de marketing et d’achat en Europe
  • Jusqu’à 8 000 factures traitées par jour

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