Optimisation des processus métier

Amélioration de la gestion des documents dans une entreprise de fabrication

Weastec est un fabricant de pièces automobiles à Hillsboro, Ohio (Etats-Unis). Ils cherchaient une solution pour rationaliser leurs processus et flux de travail dans tous les départements de l’entreprise. Canon Solutions America leur a proposé la combinaison des logiciels d’IRISXtract™ et Therefore™ pour éliminer le papier, gagner du temps dans le processus d’approbation des dépenses, dans le traitement des documents d’expédition et automatiser de nombreux processus en comptabilité fournisseurs et clients.

La gestion des documents est extrêmement importante chez Weastec car ils dépendent beaucoup des documents. Ils ont choisi la solution d’optimisation des processus métier de Canon pour examiner leurs processus, voir où il y avait des redondances et où ils pouvaient être plus efficaces.

Réduction des interventions humaines pour allouer plus de temps à des tâches à haute valeur ajoutée

Un des processus de gestion de documents dans lequel ils utilisent la combinaison de logiciels IRISXtract™ et Therefore™ est le traitement des documents d’expédition. IRISXtract™ fait correspondre les documents sans aucune intervention ou manipulation humaine. Le logiciel est capable de déterminer qui est l’expéditeur, quel est le connaissement (bill of lading), place les documents dans différents dossiers, ce qui simplifie la procédure de consultation pour les autres utilisateurs.

D’autres optimisations de processus métier ont été effectuées pour le traitement des factures (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients), le traitement des dépenses, les demandes d’autorisation et la gestion des commandes d’achat. Tous ces processus d’entreprise ont été optimisés de manière à simplifier la tâche des employés, à gagner du temps et à accroître la transparence et la traçabilité.

Chez Weastec, il n’est plus nécessaire de conserver des copies papier. Therefore™ et IRISXtract™ numérisent le document et l’ajoutent automatiquement dans le système de gestion de documents.

La capacité d’IRIS de faire correspondre des documents sans aucune intervention ni manipulation humaine me semblait incroyable. IRIS est capable de déterminer quel est l’expéditeur, quel est le connaissement, placer le tout dans différents dossier ce qui simplifie la tâche des autres utilisateurs.
Cathy Stevens, administratrice des ventes, Weastec