Partenaire IRIS : Canon Netherlands
Hekkelman est un cabinet d’avocats et de notaires basé aux Pays-Bas. Ils étaient confrontés à un certain nombre de problèmes, ce qui les a incités à envisager un bureau sans papier en numérisant leurs fichiers juridiques.
Un problème était que les dossiers papier qu’ils utilisaient étaient partout. Il était difficile d’identifier qui travaillait sur quelle partie d’un dossier. Alors que ce dont ils avaient vraiment besoin, c’était de disposer de dossiers disponibles pour plusieurs personnes à la fois. Un autre problème est qu’ils enregistrent plus de 1 000 nouveaux cas chaque année, ce qui pose des problèmes de stockage des documents. Un troisième problème était qu’ils souhaitaient donner à leurs avocats la flexibilité de travailler de n’importe où, à n’importe quel moment et de toujours disposer de toute l’information dont ils avaient besoin. Le quatrième problème était que les e-mails étaient stockés numériquement sur l’ordinateur, tandis que d’autres informations n’étaient disponibles que sur papier. Le cinquième problème était que chaque employé avait son propre système de classement, ce qui les rendait incompatibles.
Compte tenu de tout cela, il était temps que l’organisation passe d’un cabinet basé sur le papier à un cabinet juridique digital où toutes les informations sont disponibles sous format numérique, ce qui signifie des bureaux sans papier et un stockage de documents numérique.
Le processus de numérisation des dossiers juridiques a débuté par la numérisation des documents avec la solution de salle de courrier numérique IRISXtract™. Là, les documents reçus sont numérisés avec le système OCR (reconnaissance optique des caractères) et sont classés en fonction de leur contenu. À partir d’IRISXtract™, les documents sont transférés vers la solution de gestion de documents iManage Worksite.
Ce qui est vraiment intéressant avec la solution iManage Worksite, c’est qu’elle est complètement intégrée à Microsoft Office. La plupart des avocats travaillent déjà avec Microsoft Office, donc la solution iManage Worksite n’est pour eux qu’une extension de ce système.
Maintenant, avec le nouveau système, Hekkelman est en passe de devenir un exemple de cabinet d’avocat digital dispossant de bureaux sans papier. Tout le monde utilise la même méthode de stockage de documents numériques et de partage d’informations. C’est un avantage significatif. La digitalisation du bureau d’avocats facilite les déplacements des gens et l’information est plus rapidement disponible pour tout le monde. De plus, les avocats d’Hekkelman peuvent désormais travailler avec des tablettes. De cette façon, grâce à la digitalisation du cabinet d’avocat, ils peuvent aller où ils veulent et au lieu de se promener avec de gros sacs remplis de dossiers, ils ont juste une tablette sous le bras avec toutes les informations dont ils ont besoin.
L’information est plus rapidement disponible pour tout le monde. Nous donnons à nos avocats la flexibilité et la possibilité de travailler avec des tablettes, ils peuvent aller où ils veulent au lieu de se promener avec des sacs remplis de papier.
Maarten Van Zanen, Directeur, Cabinet d’Avocats et de Notaires Hekkelman
