Numérisation de documents RH

Partenaire IRIS : Canon Netherlands

Traitement de documents RH dans une organisation de plus de
14 000 employés

Connexxion, le leader néerlandais des transports publics et privés de voyageurs, recherchait une solution RH permettant à la fois le traitement de documents internes (contrats de travail,…) et externes (permis de conduire, cartes d’identité, etc.).

La solution de numérisation et de salle de courrier numérique proposée par IRIS permet à Connexxion de numériser, classifier et extraire des données de plus de 150 types de documents différents.

Dans un premier temps, les employés des 60 sites administratifs numérisent les documents à l’aide de la solution de numérisation IRISPowerscan™, où ils sont séparés et signés numériquement. À partir de là, les documents sont transférés vers IRISXtract™, qui identifie le type de document (classification) et extrait les métadonnées nécessaires (indexation).

Ces documents étant de nature confidentielle, un flux de validation et d’approbation à plusieurs niveaux a été élaboré dans IRISXtract™. Une fois validés et approuvés, les documents sont stockés sur un lecteur central et les métadonnées avec un lien vers le document sont transférées via XML au système ERP de l’entreprise : AFAS Profit.

Avantages de la solution de numérisation,

  • Le caractère confidentiel est respecté tout au long du processus de traitement des documents, avec une piste d’audit claire.
  • En automatisant le processus de traitement des documents, Connexxion a pu réduire au minimum ses frais généraux. Une réduction des coûts de 60 % a été réalisée.

Au total, nous traitons 250 000 documents par an pour plus de 14 000 employés. Nous effectuons la numérisation de documents RH dans environ 60 sites et gérons leur traitement avec une solution de numérisation centralisée (classification et indexation). L’installation de la salle de courrier numérique par Canon Pays-Bas a été conclue en septembre 2013. Après une première évaluation, nous pouvons déjà confirmer que le projet répond parfaitement à nos besoins. Nous avons particulièrement apprécié la collaboration étroite qui s’est établie pendant la phase d’installation et sa grande rapidité.
Fons Bonink, Responsable de la gestion de l’information, ambulances et services partagés, Transdev

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • Logo IRISPowerscan
  • Logo AFAS Profit

Faits marquants

  • Réduction des coûts de 60 %
  • Perte de documents réduite à 0 %
  • Temps de traitement des documents passé de 1 semaine à moins d’un jour
  • Utilisation optimisée de la bande passante grâce à la compression

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