Numérisation du courrier postal

Partenaire IRIS : Canon Austria

Traitement automatisé des envois postaux entrants

Scanpoint, une filiale de la Poste autrichienne, est le plus grand fournisseur de services en Autriche pour la numérisation du courrier postal et l’extraction de données à partir de documents physiques et électroniques. Leurs bureaux situés en Autriche et en Slovaquie emploient plus de 250 personnes sur différents sites et sont contrôlés conformément aux lois sur la protection des données.

Outre la numérisation du courrier postal et de documents d’archive, Scanpoint met clairement l’accent sur la numérisation des factures entrantes. Ils traitent un volume quotidien de quelque 10 000 factures. Certains de leurs clients n’ont besoin que de l’extraction de données d’en-tête et de pied de page, tandis que d’autres ont également besoin d’éléments de lignes articles. Et le tout, dans différentes langues. Certains clients reçoivent principalement des factures en allemand, tandis que d’autres opèrent au niveau international et reçoivent des factures de fournisseurs du monde entier.

Scanpoint a défini des accords précis de niveau de service avec ses clients, à respecter quotidiennement. Grâce à la solution de numérisation de documents et d’extraction de données IRISXtract™, ils peuvent compter sur un système fiable, 365 jours par an.

Processus de numérisation de documents et de numérisation de factures

Scanpoint réceptionne des documents sous forme physique de la société mère, la poste autrichienne. Ceux-ci sont déviés via une adresse de centre d’affaires et transmis à Scanpoint par la poste. À leur arrivée dans la salle de numérisation du courrier postal, les documents sont ouverts, retirés de leurs enveloppes, séparés à l’aide de codes à barres ou de feuilles de séparation, puis transmis pour numérisation.

Parallèlement et sur une base quotidienne, la solution de numérisation de documents Scanpoint Process Engine (SPE) synchronise les données de référence avec IRISXtract™ qui procède à l’extraction des données et à leur classification conformément aux spécifications du programme. L’ étape suivante pour le personnel de Scanpoint consiste à extraire d’autres paramètres d’index et à procéder au contrôle qualité. Au terme du processus de numérisation du courrier postal, les images et les métadonnées sont regroupées et transmises au client.

Une extraction de données haute technologie avec IRISXtract™

Notre collaboration avec IRIS dans la phase d’installation a été une vraie réussite. Efficace, dans le temps et le budget impartis.

Un avantage majeur d’IRISXtract™ est son évolutivité. Même un projet de grande envergure peut être très rapidement personnalisé, avec des ressources limitées et toutes les options de maintenance, les corrections et les mises à jour. Notre logiciel de numérisation du courrier postal fonctionne à merveille !

Le taux de reconnaissance pour l’extraction de données est très élevé, jusqu’à 99 % et plus. De plus, le module de suivi et de traçage d’IRIS fournit des chiffres essentiels. Par exemple, pour évaluer le taux de détection sur le terrain, les besoins de formation et les pistes d’optimisation.

La solution de numérisation de documents IRIS assure une traçabilité continue, au niveau de chaque utilisateur et pour chacun des sous-processus du système. Grâce aux données de Scanpoint, leurs clients peuvent réaliser des audits rapides, en entrée comme en sortie.

Travailler avec la plate-forme IRISXtract™ pour l’extraction de données et la numérisation du courrier postal procure de nombreux avantages en termes de stabilité, de débit atteint par facture ou par heure de travail, de niveau de lisibilité des données. Le degré de précision offert par sa technologie de numérisation de documents est inégalé, de même que ses possibilités en matière de post-traitement intuitif.

Cette vidéo est également disponible en allemand.

La marque IRIS repose sur trois valeurs essentielles : la première est l’innovation, orientée solutions et besoins client la seconde est la stabilité technique, avec des systèmes parfaitement intégrés et la troisième est la confiance dans le partenariat, la coopération et les succès communs.
Roland Spitzhirn, PDG de Scanpoint

Solution avec :

Faits marquants

  • 10 000 factures traitées par jour
  • Un taux de reconnaissance supérieur à 99 %

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