Numérisation du courrier entrant quotidien dans le secteur des assurances

IRIS Partenaire: Customized Business Services

Le challenge de KKH

En matière d’assurance, les assurés s’adressent généralement directement aux 110 bureaux de la KKH répartis dans toute l’Allemagne. Toutefois, pour certaines questions, comme les prestations relatives aux prothèses dentaires ou les mesures de réadaptation, ce sont les centres de compétence respectifs qui sont compétents, comme c’est le cas pour toutes les sociétés d’assurance, de sorte que les lettres et autres courriers doivent être réacheminés en interne. Au plus tard lorsqu’une lettre est transmise, les employés d’une agence ne sont plus directement responsables et ne peuvent généralement comprendre que partiellement le cheminement de la communication avec un assuré. Il y avait donc un manque de transparence et d’information, et les assurés devaient toujours supporter certains délais d’attente. De même, il n’y avait pas de vue d’ensemble centrale des procédures de correspondance et de traitement. En effet, la communication avec les assurés dans l’assurance maladie est plus complexe que dans d’autres domaines, car, d’une part, les exigences strictes en matière de protection des données des patients s’appliquent et, d’autre part, les questions de santé sont souvent multi-factoriels. Par conséquent, avec l’aide d’IRISPowerscan™ , les quelque 3,3 millions d’articles de courrier reçus par KKH chaque année devaient être enregistrés de manière centralisée et pré-triés de manière appropriée.

Solution avec IRISXtract™ et IRISPowerscan™

Dans le cadre d’un appel d’offres public, CBS a obtenu le contrat de prestataire de services à KKH. Dans un premier temps, les 130 adresses postales de la compagnie d’assurance de toute l’Allemagne ont été redirigées vers Hanovre. CBS y exploite son propre centre de services pour KKH avec plus de 30 employés, où le courrier entrant est pré-trié. Toutes les lettres des assurés, sous toutes les formes imaginables, concernant les questions de prestations sont ensuite d’abord numérisées à l’aide de huit scanners de documents à haute performance Canon DR-X10C. Les fichiers sont ensuite marqués avec les métadonnées appropriées pour le flux de travail ultérieur à l’aide du logiciel client de numérisation IRISPowerscan™. La grande expérience de Canon en matière de numérisation de documents a été déterminante dans la décision de KKH. En raison des réglementations légales strictes qui s’appliquent aux sociétés d’assurance maladie et des questions complexes dans le domaine médical, il était nécessaire de catégoriser les documents de manière aussi détaillée que possible pour un traitement ultérieur automatique. En collaboration avec CBS, KKH a défini plus de 250 classes de documents et plus de 100 règles de séparation pour les documents, atteignant ainsi un degré d’automatisation maximal. Dans un deuxième temps, la solution IRISXtract™ transmet tous les documents numérisés à KKH sous forme de fichiers interrogeables (OCR). Les processus sont alors prêts à être traités dans la boîte de réception numérique des responsables du dossier.

En tant que prestataire de services, CBS est celui qui a le mieux compris nos processus et qui a mis en œuvre les exigences avec précision. En outre, Canon propose tous les composants de solution nécessaires auprès d’une seule source. Ensemble, nous continuons à développer la solution.

Oliver Holz, chef des opérations DMS, KKH Versicherung Hannover

Solution avec :

  • 12 000 à 21 000 envois postaux par jour parviennent au Centre de service à la clientèle.
  • Tout le courrier entrant est enregistré et traité le jour de sa réception.
  • 250 classes de documents sont affectées aux flux de travail correspondants.
  • Environ 13,5 millions de pages sont numérisées chaque année.

Autres histoires qui pourraient vous intéresser