Gestion de l'information d'entreprise avec OpenText

Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

Evides Waterbedrijf, une entreprise néerlandaise de distribution d’eau, dessert 2,5 millions de personnes et d’entreprises. Elle fournit également des services d’eau à de gros clients industriels aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et en Chine. Evides emploie 650 personnes et appartient aux gouvernements locaux et régionaux. Evides a depuis longtemps une approche stratégique de la gestion de l’information d’entreprise, utilisant les solutions OpenText depuis 2001, et plus particulièrement OpenText Content Server.

Evides a dû réévaluer complètement sa stratégie de gestion de l’information d’entreprise (EIM) pour apporter des réponses plus globales à la croissance continue, l’innovation et la nécessité de capturer, de stocker et de mettre à disposition les connaissances d’un éventail de plus en plus vaste de travailleurs qualifiés.

Équilibrer les besoins des utilisateurs et des entreprises avec des retombées économiques à long terme

Les besoins de l’entreprise Evides évoluent, notamment en ce qui concerne les délais légaux de conservation pour de nombreux types de documents. Avec OpenText, ils ont trouvé la solution de capture et de gestion de documents idéale, dotée de fonctionnalités avancées et de la convivialité de l’interface utilisateur de Microsoft.

Sur la recommandation d’IRIS, partenaire de longue date d’OpenText, Evides a lancé un projet pilote en gestion de l’information d’entreprise avec OpenText Content Server et Microsoft SharePoint. Pour établir la connexion entre Content Server et SharePoint, la solution est basée sur OpenText Application Governance Archivage qui permet de gérer les enregistrements, d’archiver le contenu à long terme et de réduire les coûts de gestion de documents et de stockage. De plus, en conservant OpenText, Evides s’est épargné toute migration de contenu coûteuse et a ainsi pu réduire le coût global d’implémentation du projet.

Evides souhaitant également dialoguer avec d’autres organisations utilisant des solutions similaires de gestion de l’information d’entreprise, des appels de référence ont été organisés avec des clients utilisant à la fois OpenText Content Server et Application Governance Archiving pour Microsoft SharePoint.

Réduire les coûts de gestion de documents et de stockage

La solution de gestion de l’information d’entreprise est actuellement déployée dans l’ensemble de la société qui compte environ 650 utilisateurs internes et 900 utilisateurs au total. Tout le monde dans l’organisation est amené à l’utiliser quotidiennement et tous les documents y sont stockés, de la correspondance et des rapports aux dessins techniques et aux dossiers des employés. Plus de quatre millions de documents sont gérés par OpenText, et cela devrait encore prendre de l’ampleur.

Le stockage physique d’un nombre aussi important de documents entraîne des frais généraux considérables en gestion de l’information d’entreprise. Réduire les coûts est un objectif clé pour Evides. OpenText les aide à réduire les coûts d’archivage grâce à ses capacités de stockage efficaces à instance unique.

IRIS a également aidé Evides avec une solution de capture de factures basée sur la plate-forme de gestion de documents IRISXtract™ afin d’optimiser les processus métier de leur service de comptabilité et de comptes fournisseurs.

L’un des facteurs déterminants dans la sélection d’OpenText a été son partenariat solide et de longue date avec Microsoft. Une réputation mondiale qui nous a donné la confiance nécessaire, sachant aussi que leurs solutions respectives continueront de fonctionner ensemble de manière transparente.
Gerry van Meijel, Responsable du département de gestion des documents, Evides Waterbedrijf

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • Logo OpenText
  • Logo SharePoint

Faits marquants

  • 900 utilisateurs
  • Plus de 4 millions de documents gérés
  • Réduction des coûts de stockage

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