Automatisation du traitement des factures

Partenaire IRIS : Canon France

Optimisation des processus d'affaires dans les secteurs du transport et de la logistique

Océans Transports Maritimes est une société d’expédition de fret spécialisée dans le transport de conteneurs maritimes. La société basée en France emploie 20 personnes et transporte plus de 10 000 conteneurs par an, représentant plus de 200 000 tonnes de marchandises. Elle gère un portefeuille de quelque 300 clients, générant un chiffre d’affaires total de 15 millions d’euros.

Le problème auquel l’entreprise était confrontée est que le transport de conteneurs peut impliquer un grand nombre d’intermédiaires. En moyenne, environ 10 entreprises interviennent dans le traitement d’un conteneur avant qu’il n’atteigne sa destination finale. Le rôle d’Océans Transports Maritimes est de coordonner tous ces intermédiaires pour le compte de leurs clients. Ainsi, pour chaque mouvement de conteneur, ils peuvent recevoir jusqu’à 10 factures. Ces factures doivent être liées aux commandes passées auprès de chaque fournisseur et aux commandes des clients. Le traitement de ces 40 000 factures par an mobilisait jusqu’à 6 employés à temps plein.

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, le besoin d’automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée s’est imposé comme essentiel, pour libérer le personnel et lui permettre de se concentrer sur un meilleur service client.

Comment fonctionne l'automatisation du traitement des factures ?

L’automatisation du traitement des factures commence par la numérisation de toutes les factures entrantes. Ces factures sont séparées les unes des autres par une feuille blanche, puis les lots complets de factures sont numérisés. Le logiciel de capture uniFLOW génère alors automatiquement un fichier par facture.

Les fichiers de facturation sont ensuite analysés par la solution d’automatisation de capture de factures IRISXtract™, qui extrait les données et les envoie à e-Fret, un logiciel de gestion des processus d’affaires développé en interne. Ensuite, e-Fret réconcilie tous les articles, vérifie les factures des fournisseurs, déclenche les paiements et génère la facturation des clients.

Une automatisation de capture exceptionnelle et une solution personnalisée

Océans Transports Maritimes a choisi la solution d’automatisation de capture de factures de Canon pour sa qualité de reconnaissance exceptionnelle et sa capacité d’adaptation à ses besoins spécifiques. Canon et IRIS leur ont permis de personnaliser leur solution de capture et d’automatisation de la facture en fonction de leurs besoins. Ils sont en mesure de mettre à jour la solution de manière totalement indépendante.

Maintenant que l’automatisation du traitement des factures est entièrement optimisée, Océans Transports Maritimes se penche sur la prochaine étape pour leurs processus d’affaires : automatiser le traitement des bons de livraison annotés et des déclarations en douane. Toujours dans le même objectif : améliorer leur réactivité et leur agilité, pour une réponse au plus juste et plus rapide aux attentes de leurs clients.

Nous avons automatisé la quasi-totalité du traitement de nos factures, ce qui a libéré six personnes de cette tâche. Elles sont maintenant plus réactives et plus disponibles pour prendre soin de nos clients. Nous avons également complètement numérisé et éliminé toutes les copies de ces documents pour les intermédiaires, en ne conservant que l’original sur papier, que nous sommes toujours obligés de conserver pour des raisons juridiques. Nous commençons à penser à la suite : automatiser le traitement des bordereaux de livraison annotés et des déclarations en douane. Toujours dans le même objectif : améliorer notre réactivité et notre agilité, pour une réponse au plus juste et plus rapide aux attentes de nos clients.
Etienne Dejour, Responsable informatique, Océans Transports Maritimes

Solution avec :

  • Logo IRISXtract
  • e-Fret
  • Logo uniFLOW

Faits marquants

  • 40 000 factures par an
  • Jusqu’à 10 intermédiaires par transport de conteneur
  • L’automatisation permet à 6 employés de se concentrer sur un meilleur service client

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