Solution d'automatisation des remboursements de frais médicaux

Automatisez le traitement de factures dans une mutuelle

CZ est une mutuelle néerlandaise respectant des normes élevées en matière de service et d’efficacité. Elle a résolu deux problèmes en même temps grâce à la salle de courrier numérique IRISXtract™. Non seulement elle a gagné en efficacité dans son organisation interne, mais elle a aussi permis à ses clients de bénéficier d’un traitement plus rapide.

« Notre agence centrale avait déjà collaboré avec IRIS en 2004. À cette époque, nous avons mis en place un projet de numérisation et de reconnaissance pour offrir une solution d’automatisation des remboursements de frais médicaux. Ce nouveau projet nous a de nouveau conduits vers IRIS. », explique Ton van Rhijn, responsable des TIC et du traitement de documents.

Henri Koks, analyste chez CZ, précise : « L’objectif est d’assurer le remboursement automatisé de frais médicaux, donc de traiter les factures entrantes rapidement et efficacement afin d’accélérer le processus de paiement. Cela semble assez simple à première vue, mais lorsque vous réfléchissez à la manière dont les factures sont réceptionnées, à leur nombre et à l’incohérence des différentes factures papier, vous commencez à comprendre à quel point il était extrêmement difficile de tout coordonner. Nous devions prendre une décision pour prioriser ce traitement de factures et sur la meilleure façon de procéder. Nous devions également identifier les goulots d’étranglement existants. »

Laissez la salle de courrier numérique prendre les décisions de traitement

Dès leur réception, les factures de frais médicaux sont numérisées et classées à l’aide d’une solution d’automatisation des remboursements basée sur la plateforme IRISXtract™. Le système détermine le type de facture, la catégorie à laquelle appartient le document et à quel employé la facture doit être transférée.

Henri Koks : « Le principal avantage de cette nouvelle procédure réside dans le fait que de nombreuses décisions de traitement de factures au sein de l’organisation sont prises automatiquement par le système plutôt que par des employés. »

Réalisez des économies de coûts grâce au remboursement automatisé de frais médicaux

Au total, huit millions de factures sont traitées chaque année chez CZ. L’ensemble du processus de traitement de factures est exécuté à l’aide d’une combinaison de logiciels de classification et de reconnaissance, auxquels un flux de travail électronique a été adapté. Cela décharge les employés de nombreuses tâches manuelles, telles que le tri, le contrôle et l’ajout des informations manquantes.

« Cette solution d’automatisation a considérablement réduit le temps de traitement de factures, ce qui a conduit à des économies de coûts substantielles » , déclare van Rhijn. « La solution d’automatisation des remboursements IRIS nous permet de classer toutes les factures entrantes et de reconnaître immédiatement les informations sur les factures de frais dentaires. Nous recevons entre 8 000 et 9 000 factures dentaires par jour. Nous avons réussi à réaliser des économies considérables rien qu’avec la classification et la reconnaissance automatiques de ces factures. Nous avons également réalisé une augmentation substantielle de notre efficacité en termes de procédures de traitement. À l’avenir, nous aimerions pouvoir gérer beaucoup plus de processus de cette manière. Le logiciel peut être configuré pour d’autres flux de documents, par exemple pour la capture des heures non productives. Petit à petit, notre personnel de terrain adopte cette solution comme une vraie salle de courrier numérique. »

Nous avons choisi IRIS pour ses excellents résultats de classification, sa transparence, sa rapidité et la convivialité de sa salle de courrier numérique, ce qui nous permet de superviser notre projet de manière autonome.
Henri Koks, Analyste, CZ

Solution avec :

  • Logo IRISXtract

Faits marquants

  • 8 millions de factures traitées annuellement
  • Entre 8 000 et 9 000 factures dentaires par jour
  • Des économies substantielles grâce à la réduction des délais de traitement de factures

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