Zentralisierter Rechnungsabgleich

Automatische Rechnungserfassung im größten europäischen Einkaufs- und Marketingverbund

IRIS wurde vom Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler (E/D/E) beauftragt, eine Lösung zur automatischen Rechnungserfassung im zentralisierten Rechnungsabgleich zu liefern.

E/D/E ist Europas größter Einkaufs- und Marketingverbund mit ca. 1.500 Mitgliedern. Bei diesen Mitgliedern handelt es sich um mittelständische Handelsunternehmen, die Werkzeuge, Maschinen, Stahl, Baubeschläge und Komponenten, Sanitär- und Heizungstechnik, Installations- und Industrietechnik sowie Sicherheitsprodukte vertreiben.

Die Organisation bietet mit dem zentralisierten Rechnungsabgleich eine Dienstleistung, die für ihre Mitglieder von entscheidender Bedeutung ist. Darüber hinaus stellt sie einen reibungslosen Warenfluss sicher und bietet umfassende Dienstleistungen, wie z. B. zentralisiertes Marketing, Beratung im Hinblick auf Projektlinien und Öffentlichkeitsarbeit.

Höhere Qualität und niedrigere Kosten dank Datenerfassungslösungen

E/D/E hat im zentralisierten Rechnungsabgleich von einem manuellen auf ein automatisches Rechnungserfassungssystem umgestellt und sich für IRIS als Lösungsprovider entschieden.

„Wir haben bei diesem Projekt zwei Bereiche ins Visier genommen: Qualität und Kosten“, erklärt Peter Reinhardt, Leiter Kreditoren bei E/D/E. „Die Erhöhung der Qualität bedeutet, dass mit der automatischen Datenerfassung und Tests Erfassungsfehler so weit wie möglich ausgeschlossen werden können, was wiederum eine positive Auswirkung auf die Prozesskosten hat. In Bezug auf die Kosten erwarten wir natürlich Effizienzgewinne und einen schnellen ROI.“

Massenrechnungsbearbeitung

Mit unseren Erfassungslösungen müssen wir bei E/D/E täglich bis zu 8.000 Rechnungen erfassen und verarbeiten. Im Jahr also ca. 2 Mio. Rechnungen.

Die Belege werden mit der IRISXtract™-Rechnungsbearbeitungslösung erfasst, die die erfassten und vorgeprüften Daten über den E/D/E-eigenen Prozess für den zentralisierten Rechnungsabgleich an SAP R/3 überträgt. Gleichzeitig werden die gescannten Rechnungsbelege an ein optisches Archiv übertragen.

Nachdem sich E/D/E für IRIS entschieden hatte, sind die drei Muttergesellschaften von ZEUS (Zentrale für Einkauf und Service) – E/D/E, EK-Großeinkauf und Hagebau – dem Beispiel gefolgt und haben IRIS-Datenerfassungslösungen eingeführt.

ZEUS ist ein unabhängiges gemeinsames Tochterunternehmen der drei Einkaufsorganisationen. Ihre Aufgabe ist die Stärkung der Marktposition von Mitgliedsunternehmen in den Bereichen Baugewerbe, Baumärkte, Gartenmärkte, Eisenwaren und Holz durch gemeinsamen Einkauf, professionelle Standortplanung und Bereitstellung effektiver Marketingkonzepte.

Wir haben uns für IRIS entschieden, da wir auf die Performance des Unternehmens, die Qualität der Erfassungslösung und die Erfahrung des Unternehmens beim zentralisierten Rechnungsabgleich bauen konnten.
Thomas Taschner, IT-Leiter, E/D/E

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • Logo SAP

Wichtige Fakten

  • Größte Marketing- und Einkaufsorganisation Europas
  • Verarbeitet bis zu 8.000 Rechnungen pro Tag

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