Rechnungsverarbeitung automatisieren

IRIS-Partner: Canon France

Geschäftsprozessoptimierung im Transport- und Logistiksektor

Océans Transports Maritimes ist eine Spedition, die sich auf den Seecontainertransport spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Frankreich hat 20 Mitarbeiter und transportiert rund 10.000 Container pro Jahr, was mehr als 200.000 Tonnen Waren entspricht. Der Kundenkreis umfasst ca. 300 Unternehmen, der Gesamtumsatz beträgt 15 Mio. Euro.

Das Unternehmen sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass eine große Anzahl von Mittelsmännern am Containertransport beteiligt sein können. Im Durchschnitt geht ein Container durch 10 Hände, bevor er sein Ziel erreicht. Océans Transports Maritimes muss alle Vermittler im Namen seiner Kunden koordinieren. Es kann vorkommen, dass das Unternehmen für jede Containerbewegung bis zu 10 Rechnungen erhält. Diese Rechnungen müssen mit den Aufträgen, die den einzelnen Lieferanten erteilt wurden, und den Kundenaufträgen verknüpft werden. Die Verarbeitung von jährlich 40.000 Rechnungen hat bis zu 6 Vollzeitmitarbeiter beschäftigt.

Angesichts eines durch zunehmenden Wettbewerb gekennzeichneten Markts entschied sich das Unternehmen für die Automatisierung dieser Aufgaben mit geringem Mehrwert und führte die Rechnungsautomatisierung ein. Dadurch wurde das Personal entlastet und konnte wichtige Managementaufgaben für seine Kunden übernehmen.

Wie funktioniert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Scannen der Rechnungen. Die Rechnungen werden mit einem weißen Blatt voneinander getrennt und anschließend stapelweise eingescannt. Die UniFLOW-Software generiert dann 1 Datei pro Rechnung.

Die Rechnungsdateien werden dann von der IRISXtract™-Lösung zur Rechnungserkennung analysiert, die die Daten extrahiert und an die intern entwickelte Software e-Fret übermittelt. e-Fret gleicht dann alle Positionen ab, überprüft die Lieferantenrechnungen, löst Zahlungen aus und generiert Kundenrechnungen.

Außergewöhnliche Erkennungsqualität, Capture-Automatisierung und personalisierte Lösung

Océans Transports Maritimes hat sich aufgrund ihrer hervorragenden Erkennungsqualität für die Lösungen zur Rechnungserkennung von Canon entschieden, die an die Firmenspezifikationen angepasst werden können. Außerdem ermöglichten Canon und IRIS, die Lösung gemäß den Anforderungen des Unternehmens zu personalisieren. Das Unternehmen ist nun in der Lage, die Lösung völlig selbstständig zu aktualisieren.

Nachdem die Rechnungserkennung komplett optimiert wurde, befasst sich Océans Transports Maritimes nun mit dem nächsten Schritt: Automatisierung der Verarbeitung von kommentierten Lieferscheinen und Zollerklärungen. Und dies stets mit dem gleichen Ziel vor Augen: Verbesserung von Reaktionsfähigkeit und Agilität für eine noch bessere und schnellere Reaktion auf die Anforderungen unserer Kunden.

Wir haben nahezu die gesamte Rechnungsverarbeitung automatisiert, sodass sich sechs Mitarbeiter mit anderen Aufgaben befassen können. Sie sind nun reaktionsfähiger und können unsere Kunden besser betreuen. Wir haben zudem alle Dokumente für Vermittler digitalisiert und alle Kopien dieser Dokumente eliminiert. Aufbewahrt wird nur noch der Originalausdruck, der aus rechtlichen Gründen archiviert werden muss. Wir überlegen bereits, was wir als nächstes angehen möchten: Automatisierung der Verarbeitung von kommentierten Lieferscheinen und Zollerklärungen, immer noch mit dem gleichen Ziel vor Augen: Verbesserung von Reaktionsfähigkeit und Agilität für eine noch bessere und schnellere Reaktion auf die Erwartungen unserer Kunden.
Etienne Dejour, IT-Manager, Océans Transports Maritimes

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • e-fret
  • Logo uniFLOW

Wichtige Fakten

  • 40.000 Rechnungen im Jahr
  • Bis zu 10 Vermittler pro transportierten Container
  • Durch die Automatisierung können sich 6 Mitarbeiter auf einen besseren Kundenservice konzentrieren

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