Optimierte Rechnungsverarbeitung

IRIS-Partner: GWS

Standortübergreifende Rechnungsbearbeitungslösung

Bayer 04 Leverkusen gehört seit Jahren zu den Spitzenclubs der 1. Bundesliga. Der Verein wurde im Jahr 1904 gegründet. Das Unternehmen hinter dem Club beschäftigt 180 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen, z. B. Buchhaltung, Marketing und Kommunikation, Ticketing, Mitgliedschafts- und Vertragsmanagement, Merchandising und Lager sowie IT und Technologie. Die Firma erhält mehr als 1.300 Rechnungen pro Monat, d. h. ca. 14.000 pro Jahr.

Bayer 04 Leverkusen hat zwar viele Standorte, aber kein zentrales Rechnungsverarbeitungssystem. Die Rechnungen gehen an verschiedenen Standorten ein – eine größe Herausforderung. Es war Zeit für eine optimierte Rechnungsverarbeitungslösung, und genau eine solche Lösung wurde von GWS vorgeschlagen. Das s.dok-System von GWS ist eine Kreditorenverarbeitungslösung, die zentral aufgerufen werden kann. Außerdem kann nun eine Berechtigung zugewiesen werden, was bei Rechnungen im Papierformat nicht möglich war.

Von einer optimierten Rechnungsverarbeitungslösung zu einer breiter angelegten Datenextraktionslösung

Bayer 04 Leverkusen hat mit der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung begonnen, das System aber jedes Quartal weiterentwickelt. Es stellte sich bald heraus, dass das System auch zu anderen Zwecken verwendet werden konnte. Folglich wurde es auch zum Scannen von Spieler-, Sponsoren- und Mitgliedschaftsverträgen sowie Dauerkarten eingesetzt. Bayer 04 Leverkusen möchte in der Zukunft noch einen Schritt weiter gehen und technische Verträge an einem zentralen Ort archivieren.

Dies funktioniert wie folgt: Die Post trifft in der Poststelle ein, und die Briefe werden geöffnet. Die Rechnungen werden aus dem Umschlag herausgenommen, und etwaige Heftklammern werden entfernt. Ein Barcodeetikett (Seriennummer) wird auf der ersten Seite einer Rechnung angebracht. Die Rechnungen werden gescannt und an die Scan-Lösung s.scan übermittelt. s.scan basiert auf IRISXtract™, einer OCR-Scanlösung und Datenextraktionslösung. Nach dem Scanprozess werden die Daten extrahiert und für die weitere Überprüfung an die GWS Sport Lösung übertragen. Die Daten werden in der Dokumentenmanagementlösung s.dok erfasst und archiviert. Und schließlich werden die Daten zur weiteren Analyse an eine Business-Intelligence-Lösung übermittelt.

Für GWS ist eine der Hauptstärken von IRIS die einfache Verbindung mit anderer Software. Dies ist wichtig, da die Konsistenz der Geschäftsprozesse über einen längeren Zeitraum gewährleistet ist.

Eine Stärke ist definitiv unsere hervorragende Partnerschaft mit IRIS. Wenn wir eine Partnerschaft mit einer Firma eingehen, haben wir stets eine langfristige Beziehung im Sinn. Es ist wichtig, dass die Produkte des Partners auf einfache Weise mit unseren verbunden werden können, damit die Konsistenz der Geschäftsprozesse gewährleistet ist.

Helmut Benefader, Geschäftsführer, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • s.dok
  • s.scan

Wichtige Fakten

  • 14.000 Rechnungen pro Jahr
  • Wird auch zum Scannen von Verträgen und Dauerkartenabonnements verwendet

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