Intelligente Lohn- und Gehaltsabrechnung

IRIS-Partner: Canon Deutschland

Automatisierte Geschäftsprozesse beim Personaldienstleister Orizon

Rund 7.500 Zeitarbeiter in über 80 Niederlassungen sind für den Personaldienstleister Orizon in verschiedenen Branchen tätig. Diese Standorte hat das Unternehmen von der zeitaufwändigen Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet: Mit der OCR-Engine IRISXtract™ und der Workflow-Engine Océ COSMOS von Canon hat Orizon den gesamten Geschäftsprozess automatisiert und zentralisiert. Heute profitieren die Niederlassungen von einer erheblichen Zeitersparnis und können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Zentralisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um Zeit zu sparen

Orizon gehört zu den zehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Der Markt ist ständig in Bewegung, und die Fluktuation ist hoch. Rund 100.000 Bewerbungen im Jahr gehen bei dem Unternehmen ein, das stets auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Orizon ist in allen maßgeblichen Branchen präsent.

Über 80 regional verteilte Niederlassungen rechnen die Löhne und Gehälter für die Mitarbeiter ab und fakturieren die Arbeitsleistung an die Kundenunternehmen vor Ort. Zusätzlich zur Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen zahlreiche weitere Dokumente verarbeitet und den Personalakten hinzugefügt werden, wie z. B. Krankmeldungen und Urlaubszeiten. „Dieser administrative Aufwand war hoch, sodass wir unsere Kollegen in den Niederlassungen entlasten wollten. Sie sollten mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben“, sagt Helmut Luichtl, Bereichsleiter Zentrales Serviceteam bei Orizon in Augsburg. Das Ziel war, sämtliche entgeltabrechnungs- und personalrelevanten Dokumente an den über 80 Standorten zu digitalisieren und die Daten an die Augsburger Zentrale zu übermitteln. Dort sollten die Informationen weitgehend automatisiert vom zentralen Serviceteam weiterbearbeitet werden. Entsprechende Formulare für die Erfassung mussten dafür ebenso entwickelt werden wie automatisierte Workflows. Und schließlich waren für dieses Projekt eine leistungsstarke OCR-Engine sowie eine flexibel anpassbare Workflow-Engine erforderlich. Das langfristige Ziel: Zusätzlich zur Entgeltabrechnung und Fakturierung soll zukünftig ein Enterprise Content Management-System eingerichtet werden.

Leistungsstarke OCR-Engine und flexible Workflow-Engine

„Wir haben in unserem gesamten Unternehmen über viele Jahre gute Erfahrungen mit den Multifunktionssystemen von Canon gemacht. Diese Partnerschaft ging über das reine Lösungsgeschäft hinaus. Canon ist für uns ein jederzeit ansprechbarer Partner“, sagt Helmut Luichtl. Gemeinsam haben beide Seiten die neue Struktur erarbeitet: In den Niederlassungen werden heute alle entgeltrelevanten Dokumente vorsortiert, an den lokalen Canon imageRUNNER-Systemen gescannt und an die Augsburger Zentrale von Orizon gesendet. Hier klassifiziert die OCR-Engine IRISXtract™ die Dokumente und übergibt sie unter anderem an das interne ERP-System.

Für handschriftliche Einträge, etwa für Stundennachweise, hat Canon nach den Vorgaben von Orizon maschinenlesbare Formularvorlagen entwickelt. Über Océ COSMOS erhalten die Mitarbeiter im Zentralen Serviceteam fortlaufende Informationen über eingehende Aufträge und deren Status. Bei der Weiterverarbeitung werden auch Dokumente, die aus dem ERP-System von Orizon stammen, mit den gescannten Unterlagen zusammengeführt. Barcodes auf den Dokumenten gewährleisten die zuverlässige Steuerung.

Dank der steilen Lernkurve von IRISxtract™ ist der Automatisierungsgrad heute sehr hoch. Bei Zweifeln an der Plausibilität von Daten sind die Mitarbeiter des Serviceteams jederzeit in der Lage, diese zu korrigieren. „Der meisten Dokumente werden auf diese Weise zunehmend automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt, ohne dass wir manuell eingreifen müssen. Canon hat unsere Spezifikationen folglich exakt umgesetzt“, erklärt Helmut Luichtl.

Wachstum durch zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wachstum ist eines der erklärten Ziele von Orizon. Der Markt für Personaldienstleistung, Arbeitnehmerüberlassung und Projektgeschäfte wächst und ist gleichzeitig hart umkämpft, da gutes Personal rar ist. „Mit der Entlastung von Routineaufgaben, die nicht produktiv sind, schaffen wir in unseren Niederlassungen mehr Freiraum für unser Kerngeschäft: Marketing, Vertrieb und Personalbeschaffung“, sagt Helmut Luichtl. Die Lösung von Canon trägt zur Expansion und zum Wachstum bei.

Aber es gibt auch einen direkten ökonomischen Effekt: An den über 80 Niederlassungen war mindestens ein Mitarbeiter, an größeren waren sogar mehrere Mitarbeiter mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Fakturierung befasst. Diese Aufgabe wird heute vom Serviceteam in der Zentrale übernommen und durch die fortschreitende Automatisierung der Lösung von Canon unterstützt. „Damit ergibt sich eine hohe Kostenersparnis sowohl in den Niederlassungen als auch im Gesamtunternehmen. Zudem haben wir jederzeit einen globalen Überblick über die heute optimierten Abläufe“, sagt Helmut Luichlt.

Er ist sich sicher: „Mit den Möglichkeiten, die uns Océ COSMOS bietet, werden wir künftig gemeinsam mit Canon weitere Entwicklungschancen erschließen, zeitaufwändige Prozesse immer mehr automatisieren und so einen Mehrwert für uns generieren.“ Geplant ist auch ein detailliertes Reporting, das dann unter anderem Auskunft über Prozesszeiten gibt. Auf Basis der Lösung von Canon will Orizon entscheidungsrelevante Informationen für das Management künftig einfacher und schneller bereitstellen.

Mit Océ COSMOS und IRISXtract™ sparen wir unternehmensweit Kosten und nehmen unseren Niederlassungen nicht produktive Routineaufgaben ab. Dies lässt uns mehr Zeit für das Kerngeschäft, insbesondere die zeitaufwändige Personalbeschaffung. Das wiederum unterstützt unser Expansionsziel. Canon hat uns eine wertvolle Komponenten in diesem Prozess geliefert und ist auch in Zukunft unser Partner bei der Prozessoptimierung.
Helmut Luichtl, Bereichsleiter Zentrales Serviceteam, Orizon GmbH

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • Logo Océ COSMOS

Wichtige Fakten

  • Zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung in 80 Niederlassungen
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Zuverlässige Überwachung

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