Elektronische Rechnungsverarbeitung in der Fertigungsindustrie

IRIS Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH

IRISXtract™ und das Addon XMailFetcher

ITT Cannon ist ein weltweit führender Hersteller in den Bereichen hochentwickelter Steckverbinder und Verbindungslösungen für raue Umgebungen. Sie erhalten täglich eine große Anzahl von Dokumenten. Zu diesen Dokumenten gehören Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften und Lieferscheine. Viele davon werden per E-Mail im PDF- oder XML-Format verschickt.

Nach dem Importieren der E-Mails in IRISXtract™ mit dem XMailFetcher-Addon werden die angehängten Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung analysiert. Abhängig von ihrem Typ werden die Rechnungen an zwei verschiedene Workflows innerhalb von IRISXtract™ gesendet. Einerseits werden bei elektronischen Rechnungen die wichtigsten Indizes aus dem XML geholt und mit zusätzlichen, von IRISXtract™ erfassten Metadaten vervollständigt, während eine PDF-Datei erstellt wird, um ein späteres Lesen durch den Menschen zu ermöglichen. Auf der anderen Seite werden die wichtigsten Indizes der PDF-Rechnungen mit der OCR-basierten AP-Lösung von IRIS erfasst. Danach werden alle Rechnungen zusammen mit ihren Metadaten in einem harmonisierten Dateiformat an das ERP-System von ITT Cannon gesendet.

Vorteile der Lösung

Durch die Harmonisierung des Imports von E-Invoices und PDF-Rechnungen konnte die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung von ITT Cannon gesteigert werden. Außerdem wurde der manuelle Aufwand reduziert und die Zuverlässigkeit und Qualität der Dokumentenverwaltung erhöht. Durch die Umwandlung der Dokumente in ein digitales Format konnte ITT Cannon seinen Anwendern einen einfachen Zugang bieten und seine Prozesse mühelos überwachen.

Die Fähigkeit von IRISXtract™, E-Rechnungen wie auch PDFRechnungen in einer kombinierten Anwendung zu automatisieren, hat zur Verbesserung unserer Prozesse und einer drastischen Reduzierung unseres täglichen Arbeitsaufwands beigetragen. Die Technologien zur intelligenten Dokumentenerkennung von IRIS und ihre Expertise in der Rechnungsverarbeitung waren für den Erfolg dieses Projekts ausschlaggebend.

Jo-Ann Hanselmann, IT Manager Europa, ITT Cannon GmbH

Lösung mit:

  • Bis zu 120.000 verarbeitete Bilder pro Jahr
  • Über 80 %ige  Reduzierung der Verarbeitungszeit