Intelligentes HR-Scannen

IRIS-Partner: Canon Netherlands

HR-Dokumentenverarbeitung in einer Organisation mit mehr als 14.000 Mitarbeitern

Connexxion, Markführer bei öffentlicher und privater Personenbeförderung, benötigte eine HR-Lösung für die Verarbeitung interner (Arbeitsverträge usw.) und externer (Führerscheine, Ausweise usw.) Dokumente.

Dank der digitalen Poststelle von IRIS kann Connexxion Daten aus über 150 verschiedenen Dokumenttypen scann, klassifizieren und extrahieren.

Zunächst scannen Mitarbeiter an 60 verschiedenen administrativen Standorten die Dokumente mithilfe der Scanlösung IRISPowerscan™, in der sie getrennt und digital unterzeichnet werden. Von dort aus werden Dokumente an IRISXtract™ übertragen. Die Software identifiziert den Dokumenttyp (Klassifizierung) und extrahiert die notwendigen Metadaten (Indizierung).

Da diese Dokumente vertraulich sind, wurde in IRISXtract™ ein mehrstufiger Validierungs- und Genehmigungsablauf entwickelt. Nach der Validierung und Genehmigung werden die Dokumente in einem zentralen Laufwerk gespeichert, und die Metadaten mit einem Link zum Dokument werden über XML an das ERP-System der Firma übertragen: AFAS Profit.

Vorteile der Scanlösung

  • Die Vertraulichkeit der Dokumente wird während des gesamten Prozesses gewahrt und mit einem klaren Prüfpfad dokumentiert.
  • Durch Automatisierung der Dokumentenverarbeitung konnte Connexxion den Overhead auf ein Minimum reduzieren. Die Kosten konnten um 60 % gesenkt werden.

Wir verarbeiten jährlich 250.000 Dokumente für mehr als 14.000 Mitarbeiter, scannen mit unserer Scanlösung Dokumente von ca. 60 Standorten ein und verwalten die Scaninformationen (Klassifizierung und Indizierung). Die Installation der digitalen Poststelle durch Canon Netherlands wurde im September 2013 abgeschlossen. Nach der Evaluierung können wir bestätigen, dass das Projekt unseren Anforderungen voll und ganz gerecht wird. Wir haben insbesondere die enge Zusammenarbeit während der Installationsphase und die Tatsache geschätzt, dass das Projekt in einem sehr engen Zeitrahmen umgesetzt wurde.
Fons Bonink, Information Manager Ambulance Shared Services, Transdev

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • Logo IRISPowerscan
  • Logo AFAS Profit

Wichtige Fakten

  • Kostensenkung um 60 %
  • Dokumentenverlust auf 0 % reduziert.
  • Dokumentenverarbeitungszeit von 1 Woche auf weniger als 1 Tag verkürzt
  • Optimierte Bandbreitenverwendung durch Komprimierung

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