HR-Belegbearbeitung

Elektronische HR-Belegbearbeitung bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der "Beweiskraft"

Partena Professional, ein Unternehmen mit ca. 1800 Mitarbeitern und 32 Niederlassungen, unterstützt das Wachstum von Business-Entrepreneuren. Das Unternehmen hilft bei der Firmengründung, bietet Sozialversicherungen für Selbstständige sowie Beratung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und im Personalwesen (Sozialsekretariat). Das Sozialsekretariat unterstützt Unternehmen bei HR-Themen: Lohnberechnung, Pflichten in Bezug auf Meldungen an Sozialversicherungen, Steuerbehörden und verschiedenen Vorsorgekassen.

Partenas Ziel war, von den entsprechenden öffentlichen Verwaltungen als papierlose Firma mit „Beweiskraft“ anerkannt zu werden. Um dieses Ziel umzusetzen, benötigte die Firma eine umfassende Nachverfolgbarkeit beim Umgang mit eingehender und ausgehender Post. Die Firma musste in der Lage sein, die interne Bewegung eines Belegs im Rahmen des HR-Dokumentenmanagements jederzeit zu verfolgen. Die Firma beschloss, ihre Post mit einer Scan-Software zu digitalisieren. Alle eingehenden Dokumente werden nun digitalisiert, Schlüsseldaten werden extrahiert und mithilfe von IRISPowerscan™ und der digitalen Poststelle IRISXtract™ an das firmeneigene ECM-Tool übermittelt.

Vorteile der vollständigen Digitalisierung im HR-Dokumentenmanagement

Partena führte interne Analysen aus, um festzustellen, wo Zeit gespart werden konnte bzw. wo Effizienzsteigerungen möglich waren. Dadurch konnte pro Person eine halbe Stunde eingespart werden. Diese halbe Stunde, die bisher für repetitive Aufgaben verwendet wird, steht nun für neue Mehrwertaufgaben zur Verfügung. In eineinhalb Jahren wird sich die Anfangsinvestition bereits bezahlt gemacht haben.

Durch die elektronische HR-Belegbearbeitung wird auch deutlich weniger Verbrauchsmaterial benötigt. Am Anfang musste das Unternehmen im Durchschnitt mehr als 7.000 Seiten pro Tag drucken. Seither ist der Tonerverbrauch drastisch zurückgegangen. Dadurch verbesserte sich der ROI. Partena konnte ökologisch verantwortlich arbeiten und die Auswirkung auf die Umwelt reduzieren.

Wir arbeiten hervorragend mit IRIS zusammen. Wir konnten von Anfang an gemeinsam nach den besten und effektivsten Lösungen Ausschau halten. Als wir uns für IRIS entschieden haben, wollten die Benutzer die Lösung unbedingt haben. Wir haben sehr interessante und begeisterte Reaktionen erhalten. Ich erinnere mich an eine E-Mail unseres Teamleiters, der sagte „…eines der besten Tools, das das Unternehmen jemals Benutzern zur Verfügung gestellt hat.“
Pierre Leclercq, Direktor Billing Certification, Partena

Lösung mit:

Wichtige Fakten

  • Halbe Stunde pro Person sparen
  • Investition wird in 1,5 Jahren zurückgezahlt
  • Ökologisch verantwortlich

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