Erfassung juristischer Aufzeichnungen

Eintritt in das digitale Zeitalter bei gleichzeitigem Schutz von Vertraulichkeit, Sicherheit und Nachverfolgbarkeit

Claeys Engels ist eine der größten Kanzleien Belgiens und die erste, die inländischen wie internationalen Mandanten einen Komplettservice in allen Aspekten des Humankapitals angebietet. Wie in der Branche üblich, arbeitete auch diese Kanzlei ständig mit in Papierform vorliegenden Fallakten, Gerichtsentscheidungen, Gesetzen und anderen Vorschriften. Es war an der Zeit, auf ein System zur Erfassung von juristischen Aufzeichnungen umzustellen.

Die digitale Poststelle musste der Belastung durch Papierdokumente ein Ende bereiten und gleichzeitig ihre Vertraulichkeit, Sicherheit und Nachverfolgbarkeit schützen. Durch die von IRIS vorgeschlagene, auf der IRISPowerscan™-Software basierende Lösung erhält die Kanzlei die perfekte Antwort auf diese grundlegenden Herausforderungen.

Optimieren von Kommunikation und Zusammenarbeit mit der digitalen Poststelle

Seit den Tagen der schweren Papierakten, die in Sekretariaten, Archiven oder auf dem Schreibtisch von Anwälten deponiert wurden, hat sich einiges getan. Die digitale Poststelle hat hier durch Digitalisieren gesetzlicher Dokumente grundlegende Änderungen ermöglicht. Alle eingehenden Dokumente werden von IRISPowerscan™ gescannt, verarbeitet und in digitalen Ordnern abgelegt.

Claeys Engels kann die Mandanten nun schneller, effizienter und gezielter beraten, da die Informationen jederzeit griffbereit sind. Aber die Anwälte kommen in den Genuss weiterer Vorteile. Da der Zugriff auf die digitalen Dateien nun über das Internet möglich ist, können sie von zu Hause aus, im Büro eines Mandanten oder im Gericht arbeiten. Auf alle Informationen kann jederzeit und von überall aus zugegriffen werden, ohne dass die Vertraulichkeit beeinträchtigt wird.

Dadurch kann flexibler gearbeitet werden, und auch die Teamarbeit wird gefördert. Obwohl Claeys Engels regional organisiert ist, sind Kommunikation und Zusammenarbeit mit in einer anderen Region tätigen Anwälten nun wesentlich einfacher. Erfassung digitaler Auszeichnungen bringt Mehrwert für die Dienstleistungsqualität.

Eine schnellere, effizientere und gezieltere Beratung von Mandanten ist wesentlich einfacher für uns, da die Informationen griffbereit sind und Juristen die Arbeit erleichtern. Anwälte müssen lediglich eine Internetverbindung herstellen und können dann auf die digitalen Dateien zugreifen. Sie können von zu Hause aus, im Büro von Mandanten oder im Gericht arbeiten. Alle benötigten Informationen sind zugriffsbereit.
Patrick Maerten, Partner, Claeys Engels