Enterprise Information Management with OpenText

Ein strategischer Ansatz für das Dokumenten- und Informationsmanagement

Evides Waterbedrijf, ein niederländischer Wasserversorger, beliefert 2,5 Mio. Haushalte und Unternehmen. Außerdem bietet der Versorger Industriewasser-Dienstleistungen für Industriegroßkunden in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und China. Evides hat 650 Mitarbeiter und gehört lokalen und regionalen Gebietskörperschaften.

Evides verfolgt seit langem einen strategischen Informationsmanagementansatz. Das Unternehmen setzt seit 2001 OpenText-Lösungen ein, wobei der OpenText Content Server den Mittelpunkt seiner Strategie bildet. Kontinuierliches Wachstum, Innovation und die Notwendigkeit, Wissen einer Reihe von Facharbeitern zu erfassen, zu speichern und verfügbar zu machen, ließ Evides die erweiterte Enterprise Information Management- (EIM-)Strategie überdenken.

Langfristig wirtschaftlich ausgewogene Benutzer- und Geschäftsanforderungen

Die geschäftlichen Anforderungen von Evides ändern sich, einschließlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für viele Dokumententypen. Sie fanden die ideale Lösung, die über die Funktionalität und die Fähigkeiten von OpenText und die vertraute Optik der Microsoft-Benutzerschnittstelle verfügt.

Auf Empfehlung von IRIS, eines langjährigen OpenText-Partners, hat Evides ein Pilotprojekt mit dem OpenText Content Server durchgeführt, der das Fundament der Lösung mit Microsoft SharePoint liefert. Um die erforderliche Verbindung zwischen SharePoint und Content Server bereitzustellen, soll OpenText Application Governance Archiving für Microsoft SharePoint Datensatzverwaltung und langfristige Inhaltsarchivierung liefern und die Speicherkosten verringern. Dadurch, dass OpenText weiterhin genutzt wurde, war keine kostspielige Inhaltsmigration mehr erforderlich, was die TCO um einiges senkte.

Da Evides auch mit anderen Organisationen sprechen wollte, die ähnliche Lösungen einsetzten, wurden Gespräche mit Referenzkunden organisiert, die Content Server und Application Governance Archiving für Microsoft SharePoint einsetzten.

Geringere Speicherkosten dank der IRIS Erfassungslösung

Die Lösung wird unternehmensweit für ca. 650 interne Benutzer und insgesamt 900 Benutzer implementiert. Jeder Benutzer in der Organisation verwendet die Lösung in gewissem Maß täglich. Alle Inhalte, von der Korrespondenz und Berichten bis zu technischen Zeichnungen und Personalakten, werden gespeichert. Das Dokumentenmanagement von OpenText betrifft mehr als 4 Mio. Dokumente, hat aber noch lange nicht das Ende der Fahnenstange erreicht.

Die physische Speicherung einer so großen Anzahl von Dokumenten verursacht hohe Kosten. Aus diesem Grund ist es eines der Hauptziele von Evides, die Kosten niedrig zu halten. OpenText hilft dem Unternehmen, die Speicherkosten durch die effizienten Speicherfähigkeiten mit einer Instanz zu reduzieren, die Evides andernfalls nicht zur Verfügung stehen würden.

IRIS hat Evides auch mit einer Rechnungs-Capture-Lösung geholfen, die auf der IRISXtract™-Lösungsplattform aufsetzt. Die Lösung soll die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Kreditorenbuchhaltung ermöglichen.

Das Hauptgrund, der für OpenText sprach, war die enge, langjährige Partnerschaft zwischen OpenText und Microsoft. Die globale Beziehung und Erfolgsbilanz haben uns davon überzeugt, dass ihre jeweiligen Lösungen nahtlos zusammenarbeiten werden.
Gerry van Meijel, Leiter der Abteilung Dokumentenmanagement, Evides Waterbedrijf

Lösung mit:

Wichtige Fakten

  • 900 Benutzer
  • Mehr als 4 Mio. Dokumente im Dokumentenmanagement
  • Reduzierte Speicherkosten

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