System für die elektronische Rechnungsbearbeitung

IRIS-Partner: WMD

Modernes Rechnungsscanning und Rechnungsbearbeitung

Mit mehr als 8.000 Kunden im Jahr ist Carglass die Nr. 1 unter den Fahrzeugglasspezialisten in Deutschland. In seinen rund 260 Service-Centern bundesweit behebt das Unternehmen Glasschäden oder bietet mit seinem mobilen Fahrzeugglasservice schnelle Hilfe vor Ort beim Kunden.

Am Anfang des Jahres 2010 hat WMD ein einheitliches ECM-System bei der Carglass GmbH installiert. Das Herzstück der Installation ist ein elektronisches Rechnungsbearbeitungssystem, das auf den Softwarekomponenten EASY DOCUMENTS und IRISXtract™ basiert. WMD hat den Rechnungsworkflow in die ERP-Plattform Oracle Financials integriert. Die Möglichkeit einer mobilen Freigabe war eine der Anforderungen von Carglass an die neue Lösung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung des Unternehmens. WMD hat auch die serverbasierte E-Mail-Archivierung mit der Softwarelösung EASY xBASE konvertiert. Dadurch wurde das Belastung des Exchange Servers deutlich verringert.

Freigabe von Rechnungen mit einer mobilen Rechnungsverwaltungsanwendung

Wenn ein Regional Manager von Carglass, der nicht in der Unternehmenszentrale sitzt, eine Rechnung freigeben muss, startet der mobile Benutzer einfach eine Web-App. Mit einem Browser-fähigen Gerät bearbeitet er dann die Dokumente, unterstützt von einem integrierten Bewegungssensor, im Büro, am Flughafen oder im Home-Office Die Anwendung heißt „EASY DOCUMENTS Mobile“. Sie ist für mobile Geräte optimiert und wird nun erstmals bei Carglass eingesetzt. Die Möglichkeit, die Rechnungsfreigabe über mobile Geräte durchzuführen, war eine der Installationsanforderungen für Rechnungsscans und Rechnungsbearbeitung. Der Automobildienstleister benötigte ein solches System, um bisher papierbasierte Freigabeprozesse zu beschleunigen und mobile Mitarbeiter einzubinden.

Integration in Oracle Financials und Workflow

Als Softwareplattform für Workflow und DMS fungiert bei Carglass EASY DOCUMENTS. Den Auftrag zur Einrichtung der Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung erhielt WMD aufgrund der langjährigen Erfahrung des Unternehmens in vergleichbaren Projekten. Der Workflow EASY DOCUMENTS „Invoice“ wurde über eine bidirektionale, gemeinsam von WMD und Carglass entwickelte Buchungsschnittstelle an die ERP-Plattform Oracle EBS Financials angebunden. Das Produkt heißt „WMD xFlow Invoice for ERP“. Es ermöglicht die einfache Anbindung verschiedener Workflows, die außerhalb von SAP laufen, an ERP-Systeme. Damit kann Carglass auch den Eingang elektronischer Rechnungen überwachen, die per E-Mail übermittelt werden. E-Mails werden basierend auf dem XMailFetcher von IRIS zusammen mit IRISXtract™ automatisch extrahiert.

Der größte Teil der Rechnungen trifft nach wie vor auf dem Postweg bei Carglass ein. Rund 100.000 Eingangsrechnungen zählt das Unternehmen pro Jahr. Die Rechnungen müssen von verschiedenen Personen im Unternehmen geprüft werden. Der Großteil der Rechnungen kommt in der Unternehmenszentrale in Köln an und wird dort in der Kreditorenbuchhaltung gescannt. Die übrigen Rechnungen erhalten die über 260 bundesweiten Carglass-Niederlassungen direkt. Dort wurde auf Rechnungsscan-Arbeitsplätze bisher verzichtet. Vielmehr zeichnet der Einkäufer die Rechnung vor Ort als korrekt ab und leitet sie anschließend mit der Hauspost an die Zentrale weiter. Dort werden sie digitalisiert, geprüft und zur Genehmigung dem Workflow zugeführt.

Rechnungsverwaltungsworkflow wird von 100 Personen genutzt

Zurzeit sind ca. 100 Prüfer/Freigeber an den Freigabeworkflow angebunden. Abhängig von der Rechnungshöhe müssen bis zu zwei weitere Vorgesetzte jede Eingangsrechnung freigeben. Dazu Sonja Goebel, Leitung der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung bei Carglass: „Wir haben ein sehr stringentes Genehmigungsverfahren mit entsprechenden Freigabegrenzen. Der Sachbearbeiter, der rechnerisch prüft, leitet die Rechnung an seinen Vorgesetzten zur Freigabe weiter. Dieser wiederum muss je nach Rechnungsbetrag eine weitere Freigabestufe anstoßen.“ Seitdem alle Freigeber elektronisch an den Prozess angebunden sind, haben sich die durchschnittlichen Freigabezeiten drastisch verkürzt.

Gut die Hälfte der Freigeber stammt aus einer der Fachabteilungen Einkauf, Marketing, Personal, usw. in der Hauptverwaltung. Carglass Deutschland ist zudem in 17 Regionen unterteilt, die jeweils von einem Regional Manager geleitet werden. Außerdem sind drei District Manager sowie die Geschäftsleitung in die Rechnungsfreigabe involviert. Für sie hat WMD mit der mobilen Rechnungsfreigabe ein besonderes Feature eingerichtet. Die gestengesteuerte Web-App, der mobile Client von EASY DOCUMENTS Mobile, kommt bei Carglass erstmals zum Einsatz. Mitglieder der Geschäftsleitung und Regional bzw. District Manager können sich unabhängig vom Netzwerk von überall aus beim System anmelden und die Rechnungen dann über optimierte mobile Menüs aufrufen und abzeichnen.

Serverbasierte E-Mail-Archivierung

Das ECM- und Workflowprojekt bei Carglass startete im vierten Quartal 2009. Seit März 2010 ist die Lösung im Produktivbetrieb. Neben der Rechnungsbearbeitung hat WMD mit EASY xBASE auch eine serverbasierte E-Mail-Archivierung für Microsoft Exchange 2010 eingerichtet, über die heute alle geschäftsrelevanten E-Mails aus 1.300 Postfächern sicher archiviert werden.

„Die Zusammenarbeit mit WMD hat trotz der kurzen Vorbereitung sehr gut funktioniert“, sagt Sonja Goebel. „Wir wurden sofort über Neuentwicklungen informiert. WMD hat sich als kompetenter Partner erwiesen, der auf unvorhergesehene Herausforderungen sehr schnell reagiert hat. Wenn einmal etwas nicht so lief wie geplant, zeigte sich WMD stets kulant – das macht für uns eine gute Partnerschaft aus.“

Dank des neuen Systems begleichen wir Rechnungen jetzt wesentlich schneller. Die Rechnungsverarbeitungszeiten haben sich durch Rechnungsscan und Workflow verkürzt, und unsere Aussagefähigkeit über im Umlauf befindliche Dokumente wurde entscheidend verbessert.
Ute Wedding, Teamleiterin Kreditoren, Carglass

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • EASY DOCUMENTS
  • EASY DOCUMENTS Mobile
  • EASY xBASE
  • Logo Oracle Financials
  • Logo WMD xFlow

Wichtige Fakten

  • 100.000 Rechnungen werden jährlich bearbeitet
  • 100 Benutzer des Systems für die elektronische Rechnungsbearbeitung
  • Zentralisierte Rechnungsbearbeitung
  • Rechnungsgenehmigung mit mobilen Geräten
  • Serverbasierte E-Mail-Archivierung

Diese Website verwendet Cookies, um Ihnen eine optimale Navigation zu ermöglichen. Durch die weitere Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies gemäß unserer Cookie-Richtlinie zu.

mattis Nullam odio Aenean quis, in commodo eleifend facilisis eget ipsum