Bearbeitung von Personalakten

Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware für Personalagenturen

IRIS hat eine Lösung für die automatische Bearbeitung eingehender Personalakten bei Randstad, der führenden Zeitarbeitsfirma in Deutschland, installiert. Für Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse in HR-Funktionen von entscheidender Bedeutung, um Wettbewerbsvorteile zu wahren. Aus diesem Grund traf Randstad die strategische Entscheidung, die Bearbeitung von Personalakten mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™ zu digitalisieren.

IRISXtract™ konnte mit überzeugenden Referenzen aufwarten und einschlägige Erfahrungen bei der Bereitstellung von Lösungen zur Klassifizierung einer großen Anzahl eingehender E-Mails nachweisen. Durch die von IRIS an den Tag gelegte Professionalität und Effizienz reifte bei Randstad das Vertrauen, das für ein Projekt dieser Größenordnung erforderlich war.

Lösung für die digitale Poststelle

Ein zentraler Bestandteil dieses Projekts war die Einführung einer Lösung zur Automatisierung der digitalen Poststelle für die Randstad-Zentrale in Eschborn. In der Zentrale werden digitale Personalakten, insgesamt mehr als 5 Millionen Seiten pro Jahr, automatisch rund 300 Dokumenttypen zugeordnet, indiziert, extrahiert und an das HR-System „SAP Records Management“ übertragen.

Durch die automatische Klassifizierung, Indizierung und Datenerfassung der eingehenden Personal-E-Mails war Randstad in der Lage , die Kosten der manuellen Sortierung und Weiterleitung entscheidend zu senken. Dokumente können nun schneller verteilt werden und unterstützen die zusätzliche Verarbeitung noch effektiver.

„Die Einführung digitaler Personalakten mit automatischer Verarbeitung eingehender E-Mails ist ein zentrales, strategisches Projekt von Randstad. Mit dieser Lösung zur automatischen Verarbeitung digitaler Personalakten der HR-Funktion haben wir den nächsten Schritt in puncto Effizienz und Effektivität unserer Kernprozesse abgeschlossen. Der wirtschaftliche Vorteil der intelligenten Dokumentenverarbeitung im Verhältnis zur Papierfunktion vergangener Tage ist immens“ erklärt Werner Schultheis, ICT-Leiter bei Randstad.

Erstellen von digitalen Personalakten mit automatischer Verarbeitung eingehender E-Mails

Der erste Schritt war die Installation der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™ für die jährlich zu verarbeitenden 3 Mio. Seiten digitaler Personalakten. Das System wurde für die intelligente Verarbeitung und Ablage von mehr als 300 verschiedenen Dokumenttypen gemäß der Geschäftsanforderungen konfiguriert.

Eingehende Dokumente werden gescannt, automatisch von der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™ nach Dokumenttyp klassifiziert und indiziert. Danach werden weitere Daten automatisch extrahiert. Schließlich werden die Daten von der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™ an das HR-System „SAP Records Management“ übergeben. Die Dokumentablage erfolgt in einem IBM-CommonStore-Content-Management-System.

Randstad und IRIS haben die Installation aktualisiert, so dass auch eingehende Rechnungen, Anwendungsdateien und Zahlungsträger verarbeitet werden. Außerdem wurde der XMailFetcher für die Konvertierung eingehender E-Mails installiert, und die Produktionsdatenbank ist fast vollständig in Betrieb.

Dadurch konnte die Gesamtzahl der mit der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™ verarbeiteten digitalen Personalakten bei Randstad auf 5 Mio. Seiten erhöht werden.

Die Wahl fiel auf IRIS, da die Lösungsplattform IRISXtract™ als innovative, hocheffiziente Produktplattform hervorsticht und in der Lage ist, unterschiedliche Dokumenttypen zu verarbeiten.
Werner Schultheis, ICT-Leiter bei Randstad

IRIS ist erfreut über das Vertrauen, das Randstad dem Produkt entgegenbringt. Die Installation bei Randstad bestätigt, dass IRIS mit IRISXtract™ bestens für Anwendungen dieser Art aufgestellt ist.
Manfred Traeger, Director Sales Service Industry, IRIS

Lösung mit:

  • Logo IRISXtract
  • Logo IBM CommonStore
  • Logo SAP

Wichtige Fakten

  • Mehr als 5 Millionen Seiten von digitalen Personalakten pro Jahr
  • Mehr als 300 verschiedene Dokumenttypen

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