Automatisierte Bearbeitung von Steuerformularen

Ganzheitliche Lösung, einschl. Scanning, Datenextraktion, Workflow und IT-Infrastruktur

IRIS ist langjähriger Partner des belgischen Finanzministeriums. Zu den von IRIS ausgeführten Projekten gehört die Implementierung der automatisierten Bearbeitung von Steuerformularen (Umsatzsteuer- und Personensteuerformulare) sowie des damit verbundenen Dokumentenmanagement-Systems.

Im Jahr 2008 beschloss das Ministerium, eine neue Architektur einzurichten, die es der Verwaltung ermöglichen sollte, Steuererklärungen und ihre Anlagen (beispielsweise eingehende E-Mails, Mietverträge, Hypothekkreditverträge und andere unstrukturierte Dokumente) zu scannen. Die Corporate-Scanlösung musste in der Lage sein, 1 Mio. Seiten pro Tag zu verarbeiten, und den Steuerbehörden zahlreiche neue Vorteile bringen.

IRIS hat diesen großen Vertrag dank des innovativen Designs der vorgeschlagenen Lösung unter Dach und Fach gebracht. IRIS beherrscht nicht nur den Digitalisierungsprozess, sondern auch das Dokumentenmanagement- und Workflow-System sowie die äußerst anspruchsvollen Aspekte der IT-Infrastruktur.

Wie funktioniert die automatisierte Bearbeitung von Steuerformularen?

Alle Papierdokumente werden an zwei regionale Scancenter in Gent und Namur gesendet. Dort werden sie von 10 großen Produktionsscannern eingescannt und zur weiteren Verarbeitung an IRISPowerscan™ gesendet. IRISPowerscan™ generiert zwei Sätze von Bildern: einen farbigen JPEG- und einen schwarzweißen TIFF-Satz, die automatisch indiziert werden.

Die aus den Steuerformularen extrahierten Daten und die Farbbilder aller Dokumente werden an den elektronischen Workflow von IRISNext™ übergeben, der alle weiteren Schritte überwacht, die Qualität kontrolliert und das erfolgreiche Durchlaufen jeder Phase des Prozesses verfolgt.

Die JPEG-Farbbilder werden über einen Cluster von IRIS-PDF-Servern verarbeitet, auf denen sie in PDF-Dateien konvertiert und von der patentierten iHQC-Technologie von IRIS besonders stark komprimiert werden. Diese PDF-Dateien haben zahlreiche Vorteile. Farbbilder werden stark komprimiert, und die resultierenden Dateien sind kleiner als die von herkömmlichen Schwarzweißbildern. Sie enthalten auch den erkannten Text, wodurch zusätzliche Indizes und Lesezeichen erstellt werden können. In diesem Schritt wird auch die elektronische Signatur zur Verfügung gestellt.

Intelligentes Dokumentenmanagement-System

Die Farb- und die komprimierten PDF-Dateien mit dem erkannten Text werden dann im Dokumentenmanagement-System IRISNext™ gespeichert. Dort werden sie mit einer geeigneten Backupstrategie gesichert. Die Original-Papierdokumente werden vernichtet. Das Archiv ist dann verfügbar, damit die Steuerbehörden Dokumente einsehen und Informationen über die Indizes oder die Volltextsuche auf der Grundlage des erkannten Texts suchen.

Die aus den Steuerformularen extrahierten Daten werden zur Steuerberechnung an das Backoffice des Ministeriums übermittelt. Durch mehrere automatische Kontrollen werden etwaige Unregelmäßigkeiten gemeldet und von Behördenmitarbeitern in lokalen Büros analysiert. Über den beigefügten Link können sie anhand des Index des Dokuments Bilder im elektronischen Dokumentenmanagement-System anzeigen und ordnungsgemäß validieren, um etwaige Fehler im Steuerprozess zu vermeiden.

Partnerschaft für Erfolg

Das System zur automatisierten Bearbeitung von Steuerformularen von IRIS ist eine der beeinduckendsten Leistungen von IRIS. Es enthält alle modernen Technologien für Scanning, Datenextraktion, Dateikomprimierung, Dokumentenerkennung, Archivierung, Dokumentenmanagement und Prozessüberwachung. Das Großprojekt veranschaulicht, wie IRIS hochwertige Lösungen entwickeln kann, die die äußerst anspruchsvollen Anforderungen auf Seiten des Kunden mit hohem ROI erfüllen können.

Im Jahr 2008 beschloss das Ministerium, eine neue Architektur einzurichten, die es der Verwaltung ermöglichen sollte, nicht nur Formulare, sondern auch Anlagen von Steuererklärungen, eingehende E-Mails, Mietverträge, Hypothekkreditverträge und andere unstrukturierte Dokumente zu scannen. Die Corporate-Scanlösung sollte in der Lage sein, 1 Mio. Seiten pro Tag zu verarbeiten, und den Steuerbehörden zahlreiche neue Vorteile bringen. IRIS hat diesen großen Vertrag dank des innovativen Designs der vorgeschlagenen Lösung unter Dach und Fach gebracht. Entscheidend war, dass IRIS nicht nur den Digitalisierungsprozess beherrscht, sondern auch das Dokumentenmanagement und den Workflow sowie die äußerst anspruchsvollen Aspekte der IT-Infrastruktur.
Georges Arendell, belgisches Finanzministerium

Lösung mit:

  • Logo IRISPowerscan
  • Logo IRISNext

Wichtige Fakten

  • 2 regionale Scancenter
  • Bis zu 1 Mio. gescannter Seiten pro Tag
  • Hohe ROI

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